Förändringsledning enligt naturens principer

De biologiska systemen bygger på principen om emergens. Emergens innebär att enkla byggstenar kan skapa extremt komplexa system – till exempel en fågelflock som bildas genom att varje fågel strävar efter att minska luftmotståndet eller en myrstack som byggs genom att varje myra följer några enkla principer. Det finns ingen plan, ingen flygledare, ingen arkitekt. Kombinationen av byggstenarna och principerna skapar de komplexa strukturerna. Den förhärskande idén om förändringsledning som linjär och förutsägbar behöver ersättas av något som efterliknar naturens emergenta system, med några få byggstenar och principer.

Agil förändringsledning är en metod som bygger på idén om emergenta system. Den syftar till att guida organisationen till förändring med ett minimum av central kontroll; för att snabbt fånga upp ändringar i omgivningen och ha en hög grad av skalbarhet.

Man lämnar det mesta av planerandet till de olika delarna av organisationen och använder förändringsledningen som ett sammanhållande kitt.

Projektledning med obeya

I agil förändringsledning jobbar man fortfarande i något som i allt väsentligt är ett projekt, men projektet växer organiskt fram utifrån en första analys av nuläget, och i mötet mellan projektteamet och de olika organisationsdelarna. Det är viktigt att projektteamet inte föreskriver exakt vad som ska göras eller hur det ska göras, utan att det förmedlar att allas bidrag är betydelsefulla. De olika delarna av organisationen måste tillåtas dra sina egna slutsatser och själva sätta mål. Projektledningen är därmed mer av en sambandscentral och en inspiratör än en administratör.

Begreppet Obeya kommer från Lean Management och innebär att de inblandade personerna i projektet eller i en del av projektet träffas för att tillsammans skaffa sig en bild av läget. Uttrycket lär betyda ”stort, öppet kontor” och innebär även att den väsentliga informationen gärna ska finnas visuellt tillgänglig på informationstavlor eller liknande för att snabbt få överblick. Projektledningen i agil förändringsledning drivs i form av en obeya: en nod för information och erfarenhetsutbyte mellan projektdelarna.

Förändringspuls

Inom allt utvecklingsarbete är det viktigt att ha möten med en viss frekvens för att sätta en puls i projektet. Det finns flera olika pulser i ett projekt; en puls på projektnivå, en puls i respektive team och en puls på organisationsnivå. Frekvensen beror på vilken typ av projekt det handlar om. En vanlig puls är till exempel att ha veckomöten i en projektgrupp, dagliga avstämningsmöten i respektive team och ett månadsmöte då man sammanställer och kommunicerar siffror mot ett övergripande mål.

En enkel uppföljning på aktivitetsnivå är grundläggande för att få en puls i projektet – ju enklare desto bättre. Jag har ofta jobbat med aktivitetsplaner där teamen får sammanställa aktiviteter och utse ansvarig person för respektive aktivitet. För att få en puls i ett projekt krävs hög delaktighet – när det finns ett personligt ansvar ökar också ansvarstagandet.

Det finns många bra metoder att hämta från den Lean-Agila världen när det handlar om effektiva möten och avstämningar inom team och projekt. Obeyan är ett exempel på metod. Andra exempel är att använda Kanban-tavlor eller pulstavlor för uppföljning. Dessa visar vilka olika aktiviteter som man vill genomföra men som ännu inte startat, vilka som är på gång och vilka som är klara. De ger en bra överblick och underlättar löpande prioritering.

Vill du läsa mer? Detta är ett utdrag ur boken Ut ur boxen. Förändringsledning på riktigt som är utgiven på Sanoma utbildning och finns att köpa i bokhandeln. Om du är nyfiken på hur Sonder kan stötta din organisation inom förändringsarbete får du gärna ta kontakt med Love Lönnroth eller Hanna Melin. Du hittar oss här Vi på Sonder – Sonder

Läs även

Hör gärna av dig