Komplex problemlösning i nya konstellationer

Är ni på väg att samlas i en ny konstellation? Eller kanske är teamet redan etablerat men uppdraget nytt och komplext? Vi på Sonder hämtar ofta inspiration från (för oss) nya, enkla metoder för ett utvecklat samspel. Ännu har vi inte hittat någon schweizisk fickkniv som fungerar överallt, men bra metoder gör det lättare att komma igång med det nya. Här beskriver vi en metodik som kommit till verklig nytta i nya team med komplexa uppdrag, hos både våra kunder och oss själva.

Först en övning för att klargöra förväntningar och bidrag

Den här metoden känns naturlig att börja med, då den lyfter fram och stämmer av deltagarnas förväntningar på en aktivitet. Den ger dessutom deltagarna en möjlighet att sätta ord på hur de själva kan bidra till att förväntningarna uppfylls, något som ofta är både viktigt och nyttigt för teamet som helhet.

Övningen är post it-baserad, och lapparna samlas på ett vanligt blädderblock. Varje deltagare får först några minuter att fundera kring sina förväntningar med mötet/uppdraget/aktiviteten och skriver sedan ner en sak per lapp. Alla förväntningar sätts upp på blädderblocket.

Nästa steg är att beskriva det egna bidraget utifrån frågeställningen: ”hur vill du bidra till att förväntningarna uppfylls”? Varje enskilt bidrag avser här en redan uppsatt förväntning, och även här gäller en sak per lapp. Be deltagarna läsa upp sina bidrag en och en och sätt därefter upp lapparna vid respektive förväntning. Avsluta gärna med en gemensam reflektion kring både förväntningar och bidrag. Har ni samma bild?

En metod för komplex problemlösning

Du har kanske använt fiskbensdiagram? Det är en vanlig metod för att söka rotorsaker till problem, för att sedan kunna hitta lösningar. Det är en bra metod, men fungerar bäst när sambanden mellan orsak och verkan är relativt förutsägbara. Ofta är dock problembilden betydligt mer komplex, vilket innebär att det finns ett antal olika lösningar med både för- och nackdelar. Lösningar som dessutom både beror av och påverkar varandra. Den här övningen går ut på att testa fyra olika steg för att lösa ett komplext problem.

Fyra steg med start i problembilden

Börja med ett definiera och avgränsa problemet, och tillåt er att välja bort problemdelar som till exempel ligger utom er kontroll. Även om ni kan se en långt större bild, vilket de flesta kan, är det en fallgrop att försöka lösa alltför mycket på samma gång. Lägg tid på att diskutera och förstå: För vilka är detta ett problem? På vilket sätt? Vilka konsekvenser får problemet?  Försök också att välja och välja bort, till exempel: Var kan vi påverka mest? Tar vi oss an både strukturella och kulturella orsaker? Behöver vi utmana nuvarande roller och ansvarsfördelning eller kan vi fokusera mer på tillämpning och arbetssätt?  Vilka andra initiativ behöver vi samspela med? Och så vidare.

Lösningar som varierar med perspektiven

Dela sedan in gruppen i par, ge varje par 10 min att se problemet ur ett specifikt perspektiv och utifrån det hitta lösningar. Ju fler lösningar som grupperna kan komma på desto bättre. Varje grupp presenterar sina förslag på post-its, och alla förslag välkomnas! Ta bort eventuella dubbletter och gruppera lösningar som liknar varandra.

Även fördelarna varierar

Dela in gruppen i nya konstellationer för att nu hitta fördelar med alla lösningar som kommit upp, återigen genom att tänka ur flera olika perspektiv. Alla fördelar med en lösning listas på en lapp.  Be deltagarna sätta upp sina fördelar vid respektive lösning.

Perspektivpusslet läggs samman

Det sista steget är för många det mest kraftfulla, och det steg där de slutliga resultaten ofta tar form. För sannolikt kommer inte något enskilt perspektiv eller lösning vara heltäckande. I stället behöver gruppen ta avstamp i de bästa delarna av varje lösning och på så vis hitta en helt ny väg framåt. Avsluta med att summera övningen och landa i ett par första steg. Den långa handlingsplanen kan däremot kvitta, för i komplexitet behöver man pröva sig fram längs vägen.

Läs även

Hör gärna av dig