Komplexitet kräver samspel snarare än ”best practice”

En ökande komplexitet har gjort att de traditionella sätten att lösa problem till största del blivit irrelevanta. Effektiv problemlösning kräver nya sätt att tänka och nya sätt att verka tillsammans med andra. Cynefin-ramverket ger nyckeln till att dela in problem i rätt kategorier och hitta lösningar tillsammans med partners.

Cynefin-ramverket av Dave Snowden – Own work, CC BY-SA 3.0,
https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=33783436

I enkla situationer fungerar ”best practice”

Cynefin [kynevin]-ramverket har blivit ett populärt sätt att illustrera skillnaden mellan olika typer av situationer som en organisation eller ett system kan befinna sig i. I nedre högra hörnet finns domänen Obvious (enkel) som kännetecknas av kända förutsättningar och hög förutsägbarhet. Problemlösning handlar då om att kategorisera problemet utifrån tidigare erfarenhet och sedan applicera ”best practice”, dvs den metod som du vet fungerar väl för denna kategori av problem. Ett exempel på ett enkelt problem är att ha en rutin för utrymning vid brandlarm.

I komplicerade situationer finns det metoder att implementera

I det övre högra hörnet finns domänen Complicated (komplicerad) som kännetecknas av att förutsättningarna till största del är kända och att det finns relativt tydliga orsak–verkan-samband. Problemet består dock av en stor mängd orsak-verkan-samband och det kräver mer komplicerade metoder för att lösa uppgiften. Ett exempel på ett komplicerat problem är att införa ett kvalitetsledningssystem enligt ISO 9001-standarden. Det är inte ett enkelt projekt, men det finns tydliga metoder och erfarenhet att utgå ifrån.

I komplexa situationer måste du pröva dig fram

I det övre vänstra hörnet finns domänen Complex (komplex) som kännetecknas av oklara förutsättningar och få orsak–verkan-samband. Situationen kännetecknas av en dynamik som innebär att om någon eller några förutsättningar ändras, så ändras också orsak-verkan-sambanden. Det innebär att det inte går att exakt förutse hur problemet ska lösas, utan det måste lösas dynamiskt genom att du hela tiden känner av hur förutsättningarna ändras och utvecklar lösningar efter hand.

Ett exempel på ett komplext problem är att utveckla en ny affärsmodell för ett företag. Det går inte att utveckla en teoretisk modell som sedan implementeras. Istället utvecklar du hypoteser om vad som kan fungera, testar hypoteserna i mindre projekt som involverar riktiga kunder, får feedback och fortsätter att gradvis utveckla och anpassa affärsmodellen i samspel med kunderna. Det finns metoder att använda, som till exempel Business Model Canvas, men de fungerar mest som en ram för tankarna och ett sätt att i ett team diskutera problemen.

I kaotiska situationer behöver du glömma allt du lärt dig

I det nedre vänstra hörnet finns domänen Chaotic (kaotisk) som kännetecknas av okända förutsättningar och avsaknad av orsak–verkan-samband. Situationen är helt och hållet dynamisk och det går inte att ställa upp hypoteser på förhand om hur problemet ska lösas. Du behöver helt enkelt testa olika åtgärder och se vad som händer för att på det sättet utforska möjliga lösningar.

Ett exempel på ett kaotiskt problem i företagsvärlden är när det sker en snabb, omvälvande och plötslig förändring som inte har inträffat tidigare. Till exempel att företaget plötsligt inte kan få krediter på grund av en finanskris. Alla de kända spelreglerna upphör att gälla. Du måste helt enkelt sätta igång att genomföra olika åtgärder utan att ha en plan eller karta.

Det viktigaste är att veta var du befinner dig

I mitten av Cynefin-ramverket finns ett litet fält som kallas Disorder (oordning). Det är själva utgångspunkten för ramverket, där du befinner dig när du försöker förstå situationen, innan du vet om den är enkel, komplicerad, komplex eller kaotisk. Och det är här som du antagligen har din absolut största förbättringspotential. Det är väldigt lätt att hoppa över steget att kategorisera situationen. Många handlingskraftiga människor ger sig direkt på att hitta en lösning som oftast är hämtad från domänerna komplicerad eller enkel, även om situationen är komplex. Om situationen är kaotisk lär du märka det utan att använda dig av något ramverk.

Att verka i komplexitet kräver andra angreppssätt

Det vi lärt oss som managementkonsulter under drygt 20 år är att när vi arbetar i komplexitet måste vi arbeta på andra sätt. Vi kan inte göra en utredning för att analysera problemet, leverera en rapport och ge rekommendationer till kunden om att implementera lösningen. Vi behöver analysera problemet tillsammans med kunden, gemensamt pröva oss fram och bygga förmågor att lösa problemen efter hand i samspel. Vi behöver vara partners till våra kunder med en djupare relation än en ren beställar – utförarrelation.

De företag som håller fast vid det traditionella, uppdelade, sättet att jobba med konsulter når sällan de resultat de vill ha när problemet är komplext. Analysen och rapporten må vara gjorda enligt konstens alla regler och enligt best practice. Problemen kvarstår eftersom det inte finns någon tydlig väg framåt för att implementera lösningarna. Konsulten kan inte fullt ut beskriva det komplexa problemet eller komma med användbara rekommendationer. Det finns en hel del havererade projekt som beror på att insikten saknats om att problemet är komplext och hur det skiljer sig från enkla och komplicerade problem.

De företag som är öppna för att tänka och verka tillsammans med partners för att gemensamt lösa problemen har skaffat sig den viktigaste förutsättningen för att klara komplexa situationer. De har grundlagt förmågan att pröva sig fram, att dynamiskt lösa problem och lita på den gemensamma processen. Vi märker idag att allt fler av våra kunder strävar åt det hållet eftersom de idag känner av att de befinner sig i komplexitet på ett helt annat sätt än de gjort tidigare.

Några tips för att komma vidare

När du söker konsulter för att lösa uppgifter inom den enkla eller den komplicerade domänen är det naturligt att söka konsulter som har ”best practice” och metoder för att lösa problemen. Det är så de flesta konsultupphandlingar går till idag.

När du söker konsulter för att lösa uppgifter inom den komplexa domänen är det ingen idé att titta efter metoder och ”best practice”. Det som gäller i denna domän är att hitta konsulter som kan fungera som partners som du kan tänka tillsammans med och utveckla lösningar tillsammans med. Som klickar med dig när det gäller attityd och kultur. Som har en hög generell problemlösningsförmåga och erfarenhet av att verka i komplexa förhållanden. Och det är viktigt att du har insikten att det främst är du själv som har lösningen och att konsulten är en partner till dig, inte en leverantör av färdigstöpta modeller som du sedan ska implementera enligt en färdig mall

Läs även

Hör gärna av dig