Agilt ledarskap

en nyckel för att ställa om varuförsörjningen under krisen

Mellan oktober 2020 och april 2021 arbetade konsulterna Love Lönnroth, Sebastian Beijer och Didrik Prohorenko med en kund som hanterar varuförsörjningen inom en av Sveriges största regioner. Kundens verksamhet inkluderar lagerhållning och distribution av tusentals produkter för flertalet sjukhus och andra vårdenheter. Under projektets gång blev det tydligt att kundens tillämpning av “just-in-time”-modellen inte längre var funktionell, en konsekvens av covid-19-pandemin. I caset nedan presenterar Love detta spännande och komplexa uppdrag, som speciellt ställde krav på agilt ledarskap, teamförmåga och prestigelöst samarbete mellan konsulter och interna specialister.

Tidigt under hösten 2020 kom en förfrågan från kunden om vi kunde leda ett projekt för att skapa en mer robust varuförsörjning inom verksamheten. Sonder hade vid denna tidpunkt ett etablerat förtroende och stark relation till kunden, genom att vi tidigare arbetat i ett team inom regionen med fokus på krishantering inom varuförsörjning. På förfrågan var uppdraget inte färdigformulerat, utan specificerades under flertalet arbetsmöten tillsammans med kundens VD och logistikchef. Detta för att komma fram till en uppdragsspecifikation och målbild som vi kunde ta vidare till projektets styrgrupp.

Hybrid mellan traditionellt projekt och agilt arbetssätt

Metodmässigt arbetade vi med en hybridlösning mellan en traditionell projektmodell och agila arbetssätt. Det fanns ett krav på att vi skulle använda en viss projektmodell, samtidigt som vi såg att agila arbetssätt med ett antal självständiga team skulle passa bäst för att lösa uppgiften. Utöver oss konsulter skapades en projektgrupp på ett tjugotal personer som var uppdelade i olika team och spridda över logistikorganisationen och sjukhusen.

Det agila arbetssättet innebar att vi hade en gemensam aktivitetslista, ”backlog”, för hela projektet som vi konsulter tillsammans med projektgruppen veckovis gick igenom och prioriterade relevanta aktiviteter. Detta skapade en synkning mellan teamen, samtidigt som de kunde jobba självständigt med respektive teams uppgifter.

Tvärfunktionella team klarade komplexa uppgifter

En stor del av arbetet handlade om att analysera produktsortimentet för att prioritera vilka produkter som var centrala under olika förutsättningar. Det var ett komplext uppdrag som vi löste genom att koppla ihop Sonders analytiker med logistiker, vårdens inköpare och vårdmedarbetare med lång erfarenhet och god produktkunskap. Genom att arbeta tvärfunktionellt lyckades vi bygga en prioriteringsmodell och analysera data från över 10 000 produkter, för att tydliggöra den del av sortimentet som var mest vårdkritiskt. Vidare etablerades kalkyler för att bygga ett buffertlager inför framtida krishantering.

Andra komplexa uppgifter handlade om att utveckla rutiner och processer för olika krisscenarier. Eftersom organisationen var decentraliserad handlade det om att tillsammans skapa lösningar som genomsyras av samförstånd. Även här jobbade vi med tvärfunktionella och tvärprofessionella team, för utveckling och förankring av lösningarna.

 

Läs mer

Hör gärna av dig