Tre utmaningar för minskad kontroll och ökat engagemang

Vi ser uppföljning som begränsar och belastar, men vi ser också uppföljning som engagerar och möjliggör massor av lärande och anpassningsförmåga. Så vad är skillnaden, och hur kan den mer engagerande delen stärkas? Vi tror att svaret kan utforskas genom några viktiga, men också lite utmanande, frågor.

Vem har ett verkligt behov av uppföljningen?

Moderna IT-stöd skapar hela tiden nya möjligheter. Möjligheter som gör information lättare att både lagra och analysera, men som också skapar nya förväntningar på att få den sammanställd. Inte minst hos de ledare som ser (och ofta förväntas se) det som sitt ansvar att ha så god koll på läget som möjligt. Men hur bra koll behöver de egentligen? Och behöver de regelbunden information om att allt går enligt plan, eller räcker det med en utsträckt hand när de behöver involveras mer aktivt? Vad är ett verkligt behov, sett ur verksamhetens och kundernas ögon?

Stannar det till och med vid den uppföljning som teamen behöver göra för att kunna agera i sitt uppdrag, ”på golvet” så att säga? Sannolikt inte, även styrelse eller andra externa parter har ju behov av viss rapportering. Är det då där gränsen ska dras? Nja, sällan där heller, på någon nivå behöver även det interna ledningssystemet information för att fungera bra. Men det är här i den sista delen som vi tror att mycket av dagens uppföljning kan utmanas. Kanske kan en ansvarsfull ledare hellre säga att ”Det har jag inte koll på, men jag kan sätta dig i kontakt med en som har”?

Avvikelser eller mer aktuell information?

En annan värdering som kan vara värdefull att utforska mer gäller avvikelser från beslutade verksamhetsmål och planer. För ju längre besluts- och återrapporteringsvägarna blir, desto obekvämare blir ofta den avvikelserapporteringen. Och med det ökar risken att börja trixa med siffror, eller helt enkelt fokusera mer på att hålla planen än anpassa den efter nya förutsättningar. De enda som blir gladare av det är den ledning som tillåts tro att läget är som det ska. Och de som förlorar på detsamma är inte sällan kunderna.

Bygger uppföljningen på de som tar ansvar, eller på undantagen?

En ganska vanlig invändning på frågan om vad som skulle hända om vi slutade följa upp att alla tar sitt ansvar är ”Men hur vet vi då om någon inte gör det?”. Det är helt sant att bevismöjligheterna minskar, vilket självklart kan göra svåra samtal ännu svårare. Men tillit föder ansvar, och grundfrågan kring tillit och uppföljning är ändå viktig att stanna till vid. Hur mycket energi lägger vi på att följa upp att människor gör sitt jobb? Och givet att de allra flesta faktiskt gör det – Är undantagen värda den energin, eller kan de fångas upp och hanteras på annat sätt?

Så nästa gång ni delar någon form av ambition, ställ gärna frågan: Kan vi stanna vid att göra personliga, transparenta åtaganden, och sedan löpande stämma av hur både åtagandet och förutsättningarna för det känns? Vi skulle inte kunna kontrollera att åtagandena följs utan att fråga, vi skulle inte få några procentsatser svart på vitt. Men vi skulle fortfarande se effekterna, vi skulle fortfarande kunna påverka resultatet, och kanske skulle tilliten till och med göra att engagemanget ökade.

Läs även

Hör gärna av dig