En ny studie jämför över 5000 IT-projekt med 22 andra typer av projekt – allt från bygg och järnväg till elnät, vindkraft och kärnkraft. Resultatet är slående: IT-projekt är de mest riskfyllda av alla. Det här är inte bara en marginell avvikelse – det är en systematisk svaghet i hur vi planerar och driver IT-projekt.
Den skrämmande skillnaden
Att projekt spräcker budget är inget unikt för IT. Faktum är att alla olympiska spel har blivit dyrare än planerat, jämfört med 40 % av IT-projekten. Men det som gör IT-projekt särskilt riskfyllda är att en liten men betydande andel får katastrofala kostnadsöverdrag – många gånger högre än den ursprungliga budgeten. Det handlar alltså inte bara om att missa med några procent, utan om explosioner i kostnader som kan knäcka både organisationer och förtroenden.
Det här gör att IT-projekt sticker ut även i jämförelse med enorma och komplexa satsningar som kärnkraftverk. Och detta trots att IT-projekt pågår under mycket kortare i tid och därför borde innebära lägre risker. Här uppstår den paradox som alla som jobbar med IT-utveckling borde reflektera över: hur kan mindre, kortare projekt bära större risker än några av världens mest komplexa byggsatsningar?
Varför går det så snett?
Studien pekar inte på ett enda tydligt svar, men flera sannolika förklaringar lyfts fram:
- Bristande erfarenhet av stora IT-projekt.
- Många otydliga mål och brist på prioritering mellan målen.
- Skräddarsydda, monolitiska system istället för standardiserade moduler.
- Nya krav och önskemål kommer in sent i utvecklingsarbetet.
- Motstånd från intressenter – t.ex. medarbetare som inte vill ändra arbetssätt.
Kort sagt: det är inte främst tekniken som fäller projekten – utan människan.
Den mänskliga faktorn – den största osäkerheten
När vi pratar om IT-projekt fokuserar vi ofta på tekniska risker: buggar, integrationer som inte fungerar, eller system som inte skalar. Men forskningen tyder på att vi borde bekymra oss mer om risker som hänger samman med de organisatoriska, psykologiska och politiska dimensionerna av projekt.
Till exempel inom styrning: Inom stora organisationer finns strikta gränser mellan olika avdelningar och de gränserna bestämmer chefernas ansvarsområden. System som skär över organisationsgränserna innebär att det lätt uppstår situationer som ingen har ett tydligt ansvar för och därmed ökar risken att ingen uppmärksammar och hanterar problem som uppstår med systemet.
Kompetensen som saknas
I dagens projektorganisationer finns gott om tekniska specialister, samt specialister på kravhantering, projektledning, juridik och annat som krävs för att genomföra projektet. Däremot är kompetensen inom förändringsledning och styrning ofta svag. Det finns en tendens att betrakta detta som sidofrågor, med låg status och minimal budget.
Det är en dyr missbedömning. Det är just dessa kompetenser är avgörande för att lyckas. Projekt som lyckas kännetecknas ofta av:
- Tidig och tydlig kommunikation med alla intressenter.
- Tid och kompetens att analysera olika vägval innan besluten fattas.
- Förståelse för komplexitet och en riskhantering som tar hänsyn till att vissa riskfaktorer kan få extrema konsekvenser (så kallade svarta svanar).
- Tillräcklig budget och tid avsatt specifikt för förändringsledning och beteendeförändring (10 – 15 % av projektbudgeten enligt vissa källor).
Lärdom för ledare och utvecklare
Budskapet till dig som leder eller driver utvecklingsprojekt är tydligt: stärk den mänskliga dimensionen. Att bemästra teknik är viktigt – men att förstå och hantera människor avgör framgången.
För ledare och verksamhetsutvecklare innebär detta att:
- Sätt människan i centrum när projektet planeras.
- Avsätt resurser för förändringsledning, inte bara för teknik.
- Ifrågasätt konventionell projektmetodik som utvecklats efter normalfördelade risker och anamma förändringsledningsmetoder som är anpassade efter komplexitet.
- Se till att det finns ägarskap för att förvalta och vidareutveckla den lösning som utvecklats – tänk flera steg längre än bara till projektleveransen.
- Lär av historien: studera misslyckade projekt och våga prata öppet om varför de gick fel.
Så kan vi bygga bättre IT-projekt
Det är lätt att skylla på tekniken eller på leverantören när projekt misslyckas. Men i själva verket är det ofta organisationens oförmåga att hantera komplexa mänskliga processer som leder till kollaps. För att vända utvecklingen behöver vi en mer integrerad syn på projektledning, där teknik, process och människa samspelar.
Studien är gjord av Bent Flyvbjerg, en av världens främsta auktoriteter inom projektledning. Den finns fritt tillgänglig här: https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/87569728251340590. Och vill du se exempel på en mer integrerad metod, kika gärna på Sonders guide till förändringsledning i komplexitet.
Vi på Sonder är managementkonsulter och hjälper organisationer att navigera i komplexitet och skapa lösningar som håller. Vi arbetar nära beslutsfattare och ledningsgrupper, samt erbjuder projektledare och förändringsledare med erfarenhet av komplexa IT-projekt. Läs mer om våra tjänster!
