Fyra aspekter för att stötta individens självledarskap i förändringsprocessen

Under ett halvårstid försökte jag och min uppsatspartner förstå vad som hämmade och främjade individers självledarskap i förändringsprocessen. Vi studerade en förändring som många av oss har upplevt och fortfarande är en del i, nämligen skiftet till distansarbete. En förändring som inneburit flertal utmaningar för medarbetare, chefer och organisationen i helhet. Efter timmar av intervjuer, diskussioner och reflektioner kunde vi konstatera att det var fyra aspekter som var särskilt avgörande för att stötta individens självledarskap i förändringsprocessen:

1. Behovet av att definiera förändringen

Något som diskuterades frekvent var behovet att definiera tillsammans, genom öppna diskussioner, vad förändringen innebär för oss som organisation, avdelning och team, men även vad min egen roll i förändringen är. I dessa forum, ska även möjligheten ges att dela farhågor, utmaningar och tankar. Vilket därför inte enbart skapar en gemensam riktning utan även en förståelse hur vi ska stötta varandra framöver. Många upplevde att det var det här området som brustit mest, att diskussioner och informationsdelning om förändringen var bristfälliga och i vissa fall även frånvarande. Detta skapade en osäkerhet kring vad förändringen innebar, i stort och för en själv, och bidrog till en känsla av ensamhet där man som individ försökte skapa en egen riktning i avsaknaden av en gemensam.

Att däremot medge och vara öppen med att riktningen framåt är otydlig – att vägen täcks av dimma – stärker tron på ledningen/organisationen och bidrar också till den psykologiska tryggheten. Att dela information även om den innefattar osäkerheter skapar en tillit till ledningen och organisationen. Därför är det viktigt att etablera en transparent kommunikation för att stärka gemenskapen och tilliten i en förändring och säkerhetsställa en gemensam riktning.

2. Förstå individens behov i förändringen

Med det sagt så krävs också en förståelse för att även om det i grunden är samma förändring vi upplevt, det vill säga förflyttningen till distansarbete, så upplevs den olika för alla, då vi har olika förutsättningar och behov. Flera av utmaningarna i förändringen delas säkerligen av hela arbetsstyrkan samtidigt som många sannolikt också är individberoende, och därför är det viktigt att se till den enskilda individens utmaningar och behov av stöd. Därmed är ett angreppssätt som innefattar att alla ska stöttas med samma medel, exempelvis kontorsmaterial eller x-antal stödsamtal, inte alltid optimalt och kommer troligen inte ge önskad effekt. Tid bör i stället läggas på att förstå vilket stöd den enskilda behöver för att uppnå önskad produktivitet, effektivitet och motivation. Vilket i det långa loppet kommer att spara tid, effektivisera resurstillämpning och skapa förutsättningar för individer att frodas i den nya miljön.

3. Behovet att uttala förväntningar och etablera ramverk

Det var många som upplevde att de inte var helt säkra vad som förväntades av dem i den nya miljön och inom vilka ramverk de kunde agera utifrån. Avsaknaden av dessa skapade en osäkerhet om vad som var okej att göra och kunde leda till en känsla av minskad självständighet, osäkerhet och en större upplevd kontroll av ledningen. Vilket hämmar initiativtagande, innovationer och beslutskraft som krävs i dagens organisationer som snabbt behöver agera på marknadens förändringar.

Därför är det viktigt att tillsammans uttala förväntningarna på den nya miljön, och även på varandra i den, för att få de bästa förutsättningarna att agera självständigt, effektivt och nytänkande. Men även utifrån förväntningarna etablera ramverk som man kan agera utifrån och som därmed visar tydliga handlingsutrymmen, eliminerar onödiga missförstånd och främjar initiativ- och handlingskraft.

4. Översätta eller omvärdera?

Vi tolkar en ny situation baserat på våra tidigare erfarenheter och upplevelser, vilket gör det naturligt och enkelt för oss att tillämpa tidigare lösningar på nya erfarenheter i den mån det går. Men, det är viktigt att överväga när det är lämpligt att översätta en princip, situation, arbetssätt till det digitala rummet eller när man måste omvärdera och tänka nytt. Till exempel så framgick det att produktivitet, och speciellt synen på produktivitet, var problematisk. Vilket var en följd av att synen på produktivitet och effektivitet i den nya miljön med de nya förutsättningarna inte hade diskuterats. Genom att inte ta ställning till det hade synen på produktivitet, i det omedvetna, enbart översätts. Därför är det viktigt att fundera över vad som är möjligt att översätta från tidigare situation och vad som bör omvärderas i en förändring, även om den är kortvarig eller långvarig, för att bibehålla resultat, ge rätt förutsättningar och skapa en god arbetshälsa.

För att sammanfatta…

Så, det vi kommit fram till är behovet av att: definiera förändringen, förstå de olika behoven, uttala förväntningar och etablera ramverk, samt överväga vad som bör översättas eller omvärderas är väsentliga aspekter för organisationer att diskutera och etablera för att främja självledarskapet i förändringsprocessen. Om dessa aspekter inte är implementerade kan det leda till en osäkerhet, en känsla av ökad kontroll samt minskad effektivitet och handlingskraft. Därför är det viktigt att reflektera kring hur man ska implementera och utveckla dessa aspekter inom organisationen, gärna i gemensam dialog mellan ledning och medarbetare.

Ta lärdom av det gångna året!

Jag skulle vilja uppmana alla att utföra en ”retro” i samtliga delar av organisationen och fundera på vad som har gått bra, mindre bra och vad vi kan utveckla och ta med oss in i framtiden utifrån våra erfarenheter från det gångna året. Något jag tror vi alla lärt oss efter denna annorlunda och utmanande tid är att det är viktigt att prova sig fram – vi behöver inte ha den rätta lösningen direkt. Tvärtom. Med vilja, ödmjukhet och lyhördhet vågar vi prova nytt, utmana gamla sanningar, men även utveckla det som fungerar bra för att ständigt utvecklas i takt med en föränderlig värld.

Läs även

Hör gärna av dig