Under hösten 2020 till våren 2021 arbetade konsulterna Love Lönnroth och Sebastian Beijer med en kund som hanterar varuförsörjningen inom en av Sveriges största regioner. Kundens verksamhet inkluderar lagerhållning och distribution av tusentals produkter för flertalet sjukhus och andra vårdenheter.
I caset nedan presenterar Love detta spännande och komplexa uppdrag, som speciellt ställde krav på agilt ledarskap, teamförmåga och prestigelöst samarbete mellan konsulter och interna specialister.
Förfrågan från kunden gällde om vi kunde ge stöd till ett projekt för att skapa en mer robust varuförsörjning inom verksamheten. Sonder hade tidigare arbetat i ett team inom regionen med fokus på krishantering inom varuförsörjning. På förfrågan var uppdraget inte helt färdigformulerat, utan specificerades under flertalet arbetsmöten tillsammans med kundens projektägare och projektledare. Detta för att komma fram till en uppdragsspecifikation och målbild som kunde tas vidare till projektets styrgrupp.
Hybrid mellan traditionellt projekt och agilt arbetssätt
Metodmässigt arbetade vi med en hybridlösning mellan en traditionell projektmodell och agila arbetssätt. Utöver oss konsulter skapade kunden en projektgrupp med ett tjugotal personer som var uppdelade i olika team och spridda över logistikorganisationen och sjukhusen.
Det agila arbetssättet innebar att vi hade en gemensam aktivitetslista, ”backlog”, för hela projektet som vi konsulter tillsammans med projektgruppen veckovis gick igenom och prioriterade relevanta aktiviteter. Detta skapade en synkning mellan teamen, samtidigt som de kunde jobba självständigt med respektive teams uppgifter.
Tvärfunktionella team klarade komplexa uppgifter
En stor del av arbetet handlade om att analysera produktsortimentet för att prioritera vilka produkter som var centrala under olika förutsättningar. Det var ett komplext uppdrag som vi löste genom att koppla ihop Sonders analytiker med logistiker, vårdens inköpare och vårdmedarbetare med lång erfarenhet och god produktkunskap. Genom att arbeta tvärfunktionellt lyckades vi bygga en prioriteringsmodell och analysera data från över 10 000 produkter, för att tydliggöra den del av sortimentet som var mest vårdkritiskt. Vidare etablerades kalkyler för att bygga ett buffertlager inför framtida krishantering.
Andra komplexa uppgifter handlade om att utveckla rutiner och processer för olika krisscenarier. Eftersom organisationen var decentraliserad handlade det om att tillsammans skapa lösningar som genomsyras av samförstånd. Även här jobbade vi med tvärfunktionella och tvärprofessionella team, för utveckling och förankring av lösningarna.
Framgångsfaktorer
- Effektmål, upplägg och genomförandeplan utformades tillsammans med projektägaren och projektledaren under arbetsmöten, vilket skapade ömsesidig förståelse, engagemang och involvering i arbetsprocessen.
- Styrgruppen var genomgående involverade i viktiga beslut och vägval under projektets gång. Deras engagemang var avgörande för att minimera byråkratin kring beslut om implementering av olika lösningar.
- Vi specificerade effektmål i ett tidigt stadie av projektet som användes kontinuerligt för att stämma av både leveranser och arbetets aktuella status.
- I projektet involverades vårdanställda, vilket under utvecklingsarbetet skapade förutsättningar för att de lösningar vi tog fram skulle vara effektiva i verksamheten.
- Mottagarna av leveranserna var alltså redan på “banan” när projektet gjorde sina leveranser, vilket underlättade integrationen av lösningarna i verksamheten.
- Vi främjade ett bra samarbete i projektgruppen, genom att vara öppna, transparenta och målinriktade, undvek revir-och prestigetänkande.
