När frågorna vi ska fatta beslut om präglas av hög komplexitet krävs enkla och effektiva strukturer för att omhänderta olika beroenden och perspektiv. För oss på Sonder blir strukturen extra viktig när vi ska fatta beslut i frågor som påverkar hela vårt system.
Hur vi använder oss av beslutsdialog
Vi använder oss av en metod vi kallar för ”beslutsdialog”, som bland annat är inspirerad av ”the proposal model” från boken the Holocracy. I Holocracy används termen ”proposal” för att referera till ett specifikt förslag som föreslås för att genomföra en förändring eller lösa ett problem. I det vi kallar för beslutsdialog presenterar en förslagsställare en lösning (ett proposal) på ett problem eller en ny idé, men samlar också input från verksamheten för att kunna fatta sitt beslut.
Beslutsdialogen ger möjligheter för en systematisk och samtidigt effektiv rådgivning i grupp inför större beslut. Den bidrar till ett aktivt lyssnande, och att allas perspektiv och råd beaktas i beslutsfattandet, utan krav på konsensus.
En viktig faktor är att förslagsställaren har med sig ett förslag till beslut på mötet, inte frågor att diskutera. Utgångspunkten för beslutsdialogen är att det är den som initierat förslaget som fattar beslutet, genom övriga deltagares samtycke.
Inför beslutsdialogen
- Initiering av ett förslag: En person eller ett team som upplever ett behov av förändring eller identifierat ett problem initierar ett förslag. Det kan vara något som behöver förbättras, en ny idé, eller en lösning på ett problem.
- Klarhet om ändamålet: Innan förslaget formuleras måste förslagsställaren klargöra syftet med förslaget. Syftet måste vara tydligt och beskriva hur förslaget svarar till det identifierade problemet.
- Advice: För att ta reda på om förslaget är bra för helheten söks aktiva råd i organisationen från de som har särskild kompetens i frågan eller berörs av beslutet.
- Formulering av förslaget: Förslagsställaren formulerar förslaget på ett sätt som tydligt beskriver vad som föreslås, varför det föreslås och hur det kommer att påverka organisationen. Här kan det vara en god idé att ta fram ett kommunikativt material kring förslaget.
Under beslutsdialogen
- Presentation: Det formulerade förslaget presenteras för organisationen (”rådgivarna”). Materialet görs tillgängligt i förväg för alla som kommer att delta.
- Klargörande varv: rådgivarna ställer frågor för förtydliganden, utan värdering. Förslagsställaren bemöter respektive rådgivares fråga.
- Reaktionsvarv: rådgivarna reagerar på förslaget. Förslagsställaren lyssnar utan att bemöta respektive reaktion.
- Reviderat förslag: Förslagsställaren kan välja att justera sitt förslag utifrån rådgivarnas reaktioner. Förslagsställaren tydliggör oavsett sitt förslag till beslut.
- Oppostionsvarv: rådgivarna får möjlighet att opponera sig mot förslaget/beslutet – om det finns allvarliga risker med att gå vidare.
- Beslut: fattas utifrån samtycke, inte konsensus. Om ingen har några avgörande invändningar fattas beslutet.
”Good enough for now, safe enough to try!”
Beslutsdialogen kan skalas utifrån behov. Den kan användas av ledningsgrupper, styrgrupper, team, funktioner, i förändringsprogram och tvärfunktionellt mellan exempelvis olika enheter. Det centrala i beslutsdialogen är att samla input, frågor och reaktioner kring beslutsförslaget. Metodiken kan därför användas för beslut även i mindre sammanhang, där exempelvis advice-steget, eller det klargörande varvet kan lyftas ut och användas.
Om du vill veta mer om hur din verksamhet kan använda beslutsdialogen är du välkommen att höra av dig till mig eller någon av mina kollegor på Sonder!
Har ni bestämt att ni ska bli mer agila på företaget?
Då vill vi tipsa om vår guide Transformation för en mer agil organisation. I guiden beskriver vi fyra centrala områden för transformationen och ger exempel på principer och synsätt som stödjer den agila organisationen. Vi beskriver hur du kan ta dig an transformationen och delar med oss av konkreta verktyg och tips. Ladda ner guiden Transformation för en mer agil organisation idag!
