Hur hanterar ett syftesdrivet och självorganiserande vårdföretag en situation som Covid 19?
Under de rådande omständigheterna med en pågående pandemi upplever vi på Sonder att mycket av de förhållningssätt och metoder vi förespråkar för att möta komplexitet, aktualiseras och fungerar i denna kris. Ett gemensamt syfte som styr, tillit till kompetens och erfarenhet i verksamheten och att hela tiden anpassa agerandet efter verkliga behov, får oss att fungera bättre tillsammans, gör oss mer handlingskraftiga.
Sonder har ett spirande samarbete med det holländska företaget, Buurtzorg, som är syftesdrivet och självorganiserande. Organisationen är framgångsrik och känd för sitt sätt att styra och organisera sig fullkomligt utifrån patienternas behov. Buurtzorg, som är ett hemsjukvårdsföretag, består av 900 självstyrande team med ca 10 000 sjuksköterskor. De har ett ”back office” med ca 40 medarbetare som stödjer teamen. För en tid sedan lyssnade jag på ett webinar med organisationens grundare Jos de Blok om hur de, som patientcentrerade och icke-hierarkiska, hanterat den rådande situationen med Covid 19 och vad de lärt sig.
Hur förberedde de sig?
Jos berättar att de från sina partners i Kina och Taiwan fick höra om viruset i december. Buurtzorg började förbereda sig som organisation redan i januari och februari, utan att riktigt veta vad som skulle hända. Förberedelserna började genom att de frågade sig – hur behöver vi i vår struktur agera för att hantera situationen?
- Vilken kompetens och erfarenhet behöver vi?
- Vilken typ av utrustning behöver vi?
- Vilka bör ingå i ett kristeam?
- Hur kommunicerar vi bäst med våra team?
Hur organiserade de sig?
Deras coacher införde veckomöten med sina team för att konstant kunna plocka upp teamens behov och hur de mådde. Man upprättade ett kristeam på 10 personer varav specialistsjuksköterskor samt materialdistributionsansvariga. Teamet var tillgängliga 24 timmar om dygnet och träffades varje dag för att direkt uppdatera information och skapa nya guidelines till sina sköterskor efter lärdomar och erfarenheter. Genom direktkanalen till kristeamet kunde de se vilka frågor som kom in mest frekvent och så kunde de agera på dessa och därigenom hela tiden möta behoven hos sköterskorna, som också speglar behoven hos patienterna. Utifrån detta kunde man också snabbt ta fram e- utbildningsmaterial för att sprida rutiner.
Fokus på patientens säkerhet
Man fokuserade snabbt på att köpa in skyddsutrustning till personalen med fokus på patientens säkerhet. Patienterna uttryckte att de kände sig mer skyddade när personalen bar dem och sköterskorna ville heller inte innebära en risk för patienterna. Man resonerade att för mycket är bättre än för lite, när det kommer till att hindra smitta till patienterna. De köpte in stora volymer, större än vad deras egna behov var och delade med sig till andra vårdföretag. Coacherna fick i uppdrag att hålla sig á jour med hur mycket de olika teamen behövde för att anpassa distributionen då det såg väldigt olika ut inom olika områden, vid olika tidpunkter.
En annan sak de beslöt sig för att göra var att införa tester, igen utifrån patientens säkerhet i första hand. Här tog Jos saken i egna händer, ringde ett labb och frågade om de kunde bistå med tester. De hade möjlighet att göra det, vilket innebar att man kunde erbjuda personalen att testa sig om de kände minsta tvivel kring sitt hälsotillstånd. De ville inte föra över smitta till sina patienter.
I kristeamet förstod man snart att det skulle krävas ett stort känslomässigt stöd till sköterskorna under den här tuffa perioden. De lärde sig snabbt att sköterskorna redan var ett stöd till varandra och stärkte det genom att genom att skapa virtuella ”hangouts” för att möjliggöra stödet även på distans. Detta kompletterades med E-utbildningsprogram för att ytterligare stötta teamen utifrån lärdomar från militären hur de stödjer sina militärer efter olika kriser och tog fram.
Vad tar jag med mig?
Mycket av vad Buurtzorg som organisation gått igenom och gjort är inte annorlunda än någon annan organisations, men det finns vissa saker som står ut. Lärdomarna som jag tar med mig och som jag ser att andra kan lära sig av är dessa:
- Låt patientens behov styra
- Fånga upp och agera på ”frontlinjens” behov
- Var lyhörd som ”backoffice” och anpassa hela tiden efter att behoven hos patient och frontlinje ändras
- Skapa förutsättningar för alla att agera omvärldsbevakare, så att organisationen tidigt kan svara på signaler i omvärlden
- Komplettera det som redan används och fungerar, istället för att utveckla helt nytt
