Information i moderna organisationer

Efter terrorattackerna den 11 september 2001 stod det klart att USA:s säkerhetssituation var förändrad. Omvärlden hade utvecklats i en helt annan takt än militären och deras samarbetspartners. Och trots att militären av många ansågs vara ”at its prime” stod den nu inför fler hot av en mer komplex och föränderlig natur, vilket ställde nya krav på organisationen.

I boken Power to the edge skriver David S. Alberts och Richard E. Hayes om hur synen på, och användningen av information inte mötte de krav som ställdes på USA:s militär. Hur en effektiv användning av information är en förutsättning för en modern och anpassningsbar organisation.

Militären och det industrialistiska arvet

USA:s militär var 2001 fortfarande starkt präglad av industrialismens logik. Anledningen till att man fortfarande förlitade sig på en gammal logik var att det fungerade väl, så länge motståndaren gjorde detsamma. I krigsföringen mellan två industrialistiskt inspirerade parter är nämligen förutsägbarheten förhållandevis hög, vilket i sin tur innebär att parterna kan förlita sig på en välplanerad informationsstruktur. Förutsägbarheten medför att informationsdelning kan planeras i förväg eftersom det blir lättare att förutse vem som behöver vilken information och varför. En princip som härleds naturligt ur förutsägbarheten är att ansvaret för att en enhet får rätt information ligger hos informationsinnehavaren. I militärens fall innebar det att information rapporterades upp genom hierarkin till en liten grupp som sedan tolkade all information för att förstå situationen och formulera en strategi och därefter förmedlade information till de som bedömdes behöva den.

Alberts och Hayes anser att militärens övertro på centraliserad informationsstruktur och planering i syfte att göra organisationen mindre sårbar tvärtom är en starkt bidragande orsak till organisationens sårbarhet mot terrornätverk. Militärens anpassningsförmåga och samarbete med partners håller inte längre i en komplex och föränderlig omvärld.

Information i en föränderlig värld

I dynamiska och komplexa situationer fallerar det centraliserade informationssystemet där en liten grupp ska;

– Tolka informationen
– Bibehålla förståelsen när situationen förändras
– Förutse vad som kommer att hända
– Utveckla en lämplig strategi
– Dela information i organisationen baserat på respektive enhets uppgift

Organisationens reaktionsförmåga försämras och alla andra enheter i hierarkin saknar det helhetsperspektiv som är nödvändigt för att förstå situationen och blir begränsade i sin handlingsförmåga. Dessutom ökar risken för att beslut på enhetsnivå blir suboptimala för organisationen som helhet om information inte behandlas transparent.

Att förutsägbarhet ersatts av komplexitet gör att beroendet av organisationens samlade expertis, erfarenhet och olika perspektiv ökar. Därför är transparens, möjlighet till interaktion och informationsdelning mellan enheter viktiga förutsättningar för att organisationen ska kunna förstå och effektivt anpassa sig till situationen. Det innebär i sin tur att det hierarkiska och centraliserade  informationssystemet måste överges för en nätverksbaserad struktur som främjar informationsdelning.

Information overload

I jämförelse med industrialismens organisationer är kostnaden för att dela information inom organisationen numera marginell, vilket gör att vi tenderar att dela med oss av all information för säkerhets skull. En bidragande orsak till den tendensen är att kostnaden för att inte dela information aldrig varit högre. Detta leder ofta  till ”information overload”. Alberts och Hayes menar att det beror på att vi fortfarande har ett industriellt förhållningssätt till information. Om alla sprider information i organisationen blir det mer tidskrävande och svårare för varje enhet att sålla och hitta nödvändig information för att förstå sin situation.

Många av oss har upplevt frustrationen av att bli överöst med irrelevant information och föredrar den trygga informationsstruktur som bär industrialismens prägel. Vad som egentligen behövs är en nätverksbaserad struktur, till vilken organisationen samlar information och låter alla hämta den information som man bedömer sig behöva för att förstå den situation man befinner sig i. Det är dags att lämna industrialismens filosofi bakom oss där ansvaret för att information når fram ligger hos informationsinnehavaren, och inte hos den som är i behov av informationen.

En modern organisation måste gå från push till pull, och lita på att individen vill och kan ta ansvar för att hämta och hantera den information som behövs i just den situation hen befinner sig. Tillgänglighet till, och användbarhet av information är nyckeln för en anpassningsbar och samarbetande organisation i en komplex och föränderlig omvärld.

 

Läs även

Hör gärna av dig