När organisationen står inför komplexa situationer behöver vi stanna upp och söka efter en kollektiv förståelse i syfte att fatta effektiva och värdeskapande beslut. Vad som är rätt sak att göra behöver vara en naturlig följd av gruppens samlade förståelse, och inte konsekvens av chefernas enskilda uppfattning. Genom att vara modiga och samtidigt beakta teorier från tänkare som Mary Parker Follet och Karl E Weick kan vi fatta mer effektiva beslut när miljön är komplex.
Vad är situationsprincipen?
Mary Parker Follet formulerade ett koncept som hon benämnde The Law of the Situation, vilket till svenska kan översättas till ”situationsprincipen”. Love Lönnroth, en kollega tillika författare, skriver i sin bok ”Ut ur boxen – Förändringsledning på riktigt” hur detta handlar om en möjlighet att fatta bättre beslut. Detta genom att de ledare och medarbetare som står inför ett problem tillsammans definierar en problembild, analyserar och formulerar en lösning tillsammans.
Ett motsatt perspektiv kan signeras Fredrick Taylor och dennes mer auktoritära tankar kring ledarskap och beslutsfattande. Men en sådan mer hierarkisk syn på organisation och beslutsfattande är inte bäst lämpad i komplexa miljöer och sammanhang.
Rätt beslut för situationen
I komplexa situationer bör inte den enskilde (läs: chefen) alltid ge order till en annan. Vi behöver stanna upp och utgå från gruppens gemensamma förståelse för den aktuella situationen. Lite slarvigt uttryckt kan man påstå att det är situationen i sig som ger order, inte en särskild individ som har det rätta beslutsmandatet.
I förlängningen skapas en ökad förståelse för både situationen i sig, men även för det beslut som fattats, vilket sammantaget maximerar värdeskapandet och skapar förutsättningarna för effektivt beslutsfattande. Detta förutsätter (förstås) att frågan om beslutsmandat och styrning ger förutsättningar till sådana typer av beslutsfattande, vilket är ett tema i sig självt som ligger utanför ramen för denna blogg.
Sensemaking: Verktyg för att skapa förståelse
Så hur kan vi skapa en gemensam förståelse för en särskild situation eller fenomen? Ett sätt att göra det på är att använda sig av ”meningsskapande” (Sensemaking). Teorins förgrundsgestalt är Karl E Weick som menade att detta verktyg bland annat kan bidra till att generera förståelse för situationer som präglas av just hög komplexitet i syfte att kunna fatta beslut.
Genom att samla en grupp människor och använda detta verktyg kan vi nå kollektiv förståelse, vilket en del forskare benämner som ”organisatoriskt meningsskapande”. Detta stadie av samsyn ska dock inte nödvändigtvis likställas med att alla är överens om samtliga detaljer, utan snarare att gruppen till sin helhet är överens om nuläget och vad som är rätt sak att göra utifrån ett systemperspektiv. Nyckelordet är alltså ”genuint samskapande” där gruppen tänker tillsammans, för att agera tillsammans.
Tips för att arrangera workshops i syfte att skapa en gemensam förståelse:
- Ha en utsedd facilitator,
- Klargör syfte och mål med workshopen,
- Utgå från och förtydliga att alla röster räknas och är av samma vikt,
- Definiera den aktuella situationen; vad är det som sker och vad har föranlett situationen,
- Arbeta hypotesbaserat och anamma ett lösningsorienterat förhållningssätt,
- Identifiera förslag till lösning eller åtgärd som är lämplig utifrån ett systemperspektiv.
Rätt ambition är en nyckelfaktor för effektivt beslutsfattande
Ibland är det dock inte möjligt att låta situationen ge order på basis av en kollektiv samsyn. En kollektiv förståelse är helt enkelt inte alltid nå- eller görbar på grund av aspekter såsom olikheter, tidspress eller för hög grad av oförståelse. I sådana situationer krävs det att någon i stället kliver fram och ger order utifrån dennes förståelse, men med hänsyn tagen till den diskurs som fördes i sökandet efter en kollektiv samsyn. Denne någon behöver inte vara den utpekade ledaren, utan det kan med fördel vara den, eller de, som vet mest om situationen och därmed de som är mest lämpliga att fatta beslut i frågan.
Sammantaget finns det inte alltid utrymme att fullt ut följa situationsprincipen, men så länge det är ambitionen är det oftast good-enough. Särskilt när ledaren fullt ut kommunicerar och efterföljer att detta är just ambitionen.
Effektivt beslutsfattande kräver en stor portion mod
Lite krasst kan jag konstatera att det krävs en hel del mod för att kunna fatta effektiva beslut i komplexa sammanhang, men även en hög grad av psykologisk trygghet i gruppen för att en kollektiv samsyn ska kunna vara nåbar. Alla behöver inte tycka lika, men en grundläggande förutsättning om att det finns en ömsesidig respekt och tillit till varandras styrkor och åsikter måste finnas.
I situationer där vi ofta efterfrågar kontroll och förståelse behöver vi skapa utrymme för (gemensam) reflektion och värdesätta tillfällen att stanna upp och fråga sig vad det egentligen är som sker i vår omgivning. Något som oftast är enklare sagt än gjort. Det finns inget enskilt recept som vi kan förhålla oss till oavsett situation, utan vi behöver testa oss fram och lära oss längs vägen vilket är en förutsättning för effektivt beslutsfattande.
En metod för ett kontinuerligt lärande är att blicka tillbaka genom retrospektiv, jag har nyligen skrivit ett blogginlägg om det, läs gärna!
