Blogg

Omorganisation – mer än bara struktur

Det finns ingen perfekt organisation – den är alltid en kompromiss. Här delar jag min syn på vad som är avgörande när vi står inför /../

Skriven av
Datum
Kategori
Organisation

Det finns ingen perfekt organisation – den är alltid en kompromiss. Här delar jag min syn på vad som är avgörande när vi står inför en omorganisation.

I Sonder Canvas  är en av de centrala byggstenarna just organisation: hur vi strukturerar och grupperar verksamheten, hur ansvar fördelas och vem som har mandat att fatta beslut. Det finns de som ifrågasätter organisatoriska strukturers betydelse och menar att de bara är rutor och linjer på ett diagram – att det ändå är arbetssätten som avgör resultatet.

Jag håller delvis med, men det sätt vi organiserar verksamheten på spelar en avgörande roll för effektiviteten i det dagliga arbetet, tydligheten i styrningen, och förutsättningarna vi ger ledarna. Det är en grundläggande faktor som formar verksamheten, och som vi därför bör hantera med omsorg.

Vad menas med omorganisation?

Omorganisation innebär att förändra hur en organisation är strukturerad, att omfördela resurser, byta ledningsstrukturer, eller ändra ansvarsområden och roller för att möta nya affärsbehov eller förbättra effektiviteten.

Under de senaste åren har jag fått förtroendet att leda omorganisering på ett antal företag och myndigheter. Skälen till att de har behövt förändra sin organisering har varit väldigt olika. Någon har haft en verksamhet eller del av sin verksamhet som vuxit kraftigt, en annan har behövt anpassa sin organisation till minskade ekonomiska ramar. En tredje har velat hantera arbetsbelastningen för sina chefer för att på så sätt förbättra arbetsmiljön för medarbetarna.

En omorganisation sker alltså vanligtvis som ett svar på interna problem eller externa utmaningar, men det är också viktigt att den svarar mot ledningens strategiska inriktning och ambitioner för de närmaste åren.

Viktiga aspekter att tänka på under en omorganisation

Jag skrev i inledningen att det inte finns någon perfekt organisation. Den struktur och indelningsgrund man väljer innebär alltid kompromisser. Den eller de indelningsgrunder som prioriteras blir de starkaste, exempelvis i styrning av verksamheten. De som inte blir prioriterade måste kompenseras på andra sätt, exempelvis i utvecklade tvärorganisatoriska arbetssätt och samverkansforum.

Den organisationsstruktur man väljer får också direkta konsekvenser för chefsansvar såsom verksamhetsansvar och personalansvar, på de olika nivåerna i organisationen. Ett omfattande verksamhetsansvar kan vara bra för en samlad styrning, men ett för stort verksamhetsansvar kan innebära att det blir svårt att ha tillräcklig kunskap om verksamhetens olika delar för att kunna vara en bra ledare.

Personalansvar för väldigt många medarbetare, eller direktrapporterande chefer, innebär andra utmaningar i chefsrollen och kan göra det svårt att vara en närvarande ledare, vilket i sin tur kan få negativa konsekvenser för medarbetarna och arbetsmiljön.

Organisationsschemat utgör också vanligtvis grund för ledningsgrupperna inom organisationen. Företagsledning, divisionsledning, avdelningsledningsgrupper bildas av cheferna på motsvarande nivåer. I Sverige strävar vi ofta efter att ha en platt organisation, dvs ha färre nivåer. Detta innebär att ledningsgrupperna blir större än vad som är vanligt i andra länder. Vi vet också att stora ledningsgrupper kan ha svårare att hitta effektiva mötes- och arbetsformer än små, vilket är ytterligare en faktor att beakta vid organisationsdesignen.

”Det finns ingen perfekt organisation.”

Som managementkonsult får man med tiden en hel del erfarenhet av de dilemman och utmaningar som måste lösas i samband med en omorganisation, samt fördelar och nackdelar med olika alternativ. Fördelen med det att är att vi kan formulera generella kriterier för en god organisationsdesign och tumregler att ta med sig in i arbetet.

Företagskulturens roll vid omorganisation

Företagskultur är en avgörande faktor i omorganiseringar. Kulturen sätter tonen för hur förändringar accepteras och genomförs. En omorganisering kan förstärka, försvaga eller förändra en befintlig kultur, och det är viktigt att vara medveten om hur kulturen kan stötta eller hindra förändringsarbetet.

I min blogg om organisationsutveckling skrev jag att struktur och kultur är två sidor av samma mynt, och hur vi kan påverka den kultur vi har genom det sätt på vilket vi genomför förändringar i strukturen. Det handlar om att skapa en miljö där människor känner sig trygga, engagerade och delaktiga.

Min erfarenhet är därför att en omorganisation måste börja med en bred genomlysning av hela verksamheten, där så många som möjligt, helst alla medarbetare och chefer, får möjlighet att delta. Alla kommer inte att få som de vill – vilket de förstår – men de blir i alla fall lyssnade på.

Få en komplett översikt med en organisationsanalys

En organisationsanalys ger en tydlig bild av var organisationen står idag och vad som behöver ändras för att nå framtida mål. Det gäller att förstå hela verksamheten, och samband och beroenden mellan dess olika delar. Det som vi benämner verksamhetslogiken.

Genom att intervjua chefer och medarbetare, utföra workshops, enkäter och analyser skapar vi en helhetsbild, som underlag för problemanalys och formulering av hypoteser på lösningar.

Här är Sonder Canvas till stor hjälp. Canvasens moduler utgör en bra struktur för nulägesanalysen och hjälper till att tydliggöra orsakssamband mellan de identifierade utmaningarna.

Vilka risker finns vid en omorganisation

Riskerna vid en omorganisation kan omfatta allt från medarbetarnas osäkerhet och motstånd till tekniska problem och ineffektiva nya strukturer.

Jag avråder starkt från en exkluderande process där ledningsgruppen åker iväg till en kursgård och på en lunch-till-lunch designar en ny organisation. Eller ännu värre där den högsta chefen på egen hand ritar ett nytt organisationsschema på en servett (jag har sett det hända på nära håll). En struktur som sedan ska ”förankras” i organisationen.

Det är alltid svårt att avgöra tidsperspektivet och hur snabbt arbetet med en omorganisation ska gå. En del kommer att tycka det går för snabbt, och att viktiga frågor inte diskuteras igenom ordentligt. Andra tycker det går för långsamt och att man under en lång tid lever i ett vakuum med stora osäkerheter om hur den nya organisationen kommer att se ut och hur man som individ kommer att påverkas.

En annan risk är bristande transparens och att hålla på information. Att inte öppet dela information om arbetet ger grund för spekulationer och kan ge en upplevelse av att allt redan är bestämt. För att skapa insikt och engagemang genom hela arbetsprocessen är vår utgångspunkt att arbetet också ska präglas av största möjliga transparens – det ska under hela arbetets gång vara lätt att ta del av information kring både status och löpande resultat.

Den inkluderande arbetsprocessen men många intervjuer, arbetsmöten och workshoppar ställer stora krav på tillgång till ledningspersoner, chefer och nyckelpersoner i verksamheten. Tid som de oftast inte har.

Leda omorganisation

Sonder har lång erfarenhet av att arbeta med organisering, ledning och styrning och har som stöd för arbetet med en omorganisering en väl beprövad arbetsmodell. Upplägg och arbetssätt anpassas alltid till den specifika situationen, samtidigt som vi har tillgång till en rad metoder och verktyg som underlättar arbetet.

Vårt metodramverk, The Sonder Way, präglas av fem grundpelare:

Ett strukturerat arbetssätt med ett agilt förhållningssätt – vi använder oss av väl utvecklade metoder och arbetssätt för att pröva oss fram tillsammans med vår uppdragsgivare.

Ledningens engagemang – vi arbetar nära ledning, uppdragsgivare och den beslutande gruppen för att tillsammans nå resultat som präglas av hög kvalitet och ett starkt ägarskap.

En holistisk syn – vi arbetar med ett helhetsperspektiv för att fånga alla aspekter av organisationens kultur, struktur och arbetssätt.

Ett inkluderande arbetssätt – vi inkluderar berörda chefer och medarbetare i arbetets alla delar för ökat organisatoriskt lärande och en ökad beredskap för kommande förändringar.

Hypotesdrivet arbete – genom att arbeta hypotesdrivet tillsammans med chefer och medarbetare i organisationen utforskar vi tillsammans nya koncept och lösningar.

Vi har också mycket goda erfarenheter av att skapa en nära relation till de fackliga företrädarna. Genom öppenhet och att regelbundet dela med oss av progress och ha gemensamma diskussioner om delresultat och slutsatser, blir inte bara processen bättre utan även slutresultatet får en högre kvalitet.

Står ni inför en organisationsförändring och behöver stöd?

Vi processleder arbetet med att utforska och analysera hur organisationen behöver förändras. Det handlar såklart delvis om vilken organisationsstruktur som skapar bäst förutsättningar för verksamheten och samarbetet, men långt ifrån bara. Hur ansvar och roller formas är en lika viktig del, liksom formerna för beslut och samspel mellan organisationens olika delar. Vi erbjuder också vidare processtöd och förändringsledning för kunder som landat i en övergripande design och behöver hjälp i genomförandet.

Vi erbjuder erfarenhet och stöd i exempelvis:

  • Organisationsanalys/-översyn ur ett helhetsperspektiv
  • Utforma hypoteser och förslag på organisationsdesign
  • Etablering av nya organisationslösningar
  • Vidare förändringsledning och anpassning i ny organisation

Genom Sonders beprövade metoder och erfarenhet kan vi stödja er i att skapa en mer engagerad, effektiv och hållbar organisation. Läs mer om våra tjänster inom organisationsutveckling och förändringsledning.

 

Läs mer

Nyfiken på oss?

När vi vill dela med oss av inspiration, spaningar och vad som händer hos oss gör vi det i Sonder Insight. Det vill du inte vara utan!