Digitalisering är ett kraftfullt verktyg för att modernisera och effektivisera organisationer. Men trots stora investeringar misslyckas många digitaliseringsprojekt med att leverera det värde som förväntas. Det gäller både projekt som handlar om att införa standardsystem och projekt som handlar om att utveckla skräddarsydda system.
Bent Flyvbjerg, en av de främsta forskarna inom projektledning, har under många år studerat varför stora projekt ofta misslyckas att nå de uppsatta målen. Han har myntat den pessimistiska ”The Iron Law of Megaprojects”: Over budget, over time, under benefits, over and over again (överskrider budget, tidsöverdrag, underpresterar, om och om igen).
Så vad går fel? Ofta är det bristen på helhetsperspektiv – allt fokus är på tekniken och människorna glöms bort. För att lyckas med digitalisering krävs ett tydligt fokus på både strategi och implementering, där medarbetarna involveras och får ägarskap över förändringen.
Vanliga fallgropar i digitaliseringsprojekt
1. Överdriven optimism – ”Det här projektet blir annorlunda”
Bent Flyvbjergs forskning visar att stora projekt ofta präglas av överdriven optimism. Risker underskattas, medan fördelar och möjligheter överskattas. Detta leder till att budgetar och tidsplaner spricker – och resultaten ofta blir betydligt lägre än förväntat. En orsak är att den som säljer in projektet anpassar kalkylerna efter vad beställaren vill höra, istället för att ge en realistisk bild.
2. Brist på anpassning till komplexitet
Många organisationer antar att digitaliseringsprojekt kan hanteras som linjära processer, där varje steg följer planen. Men verkligheten är ofta mer komplex. Underskattad komplexitet leder till ovälkomna överraskningar längs vägen – och många organisationer är inte redo att hantera dessa.
3. Fokus på ”projektleveransen” istället för värdeskapande
Antonio Nieto-Rodriguez, författare till HBR Project Management Handbook, betonar vikten av att skapa verkligt värde. Många projekt fastnar i att leverera enligt en plan, utan att säkerställa att lösningarna verkligen används eller ger önskad effekt. Frågor som ”Hur ska systemet användas?” och ”Hur skapas de förändrade arbetssätt som krävs?” glöms ofta bort.
4. Införandet glöms bort
En klassisk fälla är att resurser läggs på systemutveckling, men inte på införandet. Utan tydlig kommunikation, utbildning och förändringsledning riskerar systemet att inte användas effektivt, trots stora investeringar.
5. Användarna är inte involverade i utvecklingen
Om systemutvecklingen sker utan tillräcklig input från användarna riskerar projektet att misslyckas. Ett exempel är lanseringen av journalsystemet Millennium i Västra Götalandsregionen under hösten 2024, som enligt medierapporteringen präglades av låg involvering av medarbetarna och en dålig anpassning av systemet till svenska förhållanden.
Lösningen: Börja med människorna och verksamheten
Digitalisering är aldrig bara en teknisk fråga – det är en fråga om verksamhetsutveckling. Ett av de tidiga varningstecknen är att ”IT-avdelningen” får hela ansvaret. I själva verket krävs ett samspel mellan teknik och verksamhetskompetens.
Förstå grundförutsättningarna för digitalisering
När processer ska digitaliseras behöver grundförutsättningarna först analyseras. Är processerna enkla och förutsägbara finns det goda förutsättningar att digitalisera dem. Om processerna är krångliga och det ofta sker ändringar blir det betydligt mer komplext.
När grundförutsättningarna är klara och digitaliseringsprojektet ska genomföras är det viktigt att börja med att utveckla informationsmodellen, det vill säga att beskriva exakt vad som sker i processen. System kräver exakta instruktioner, till skillnad från människor som klarar sig med ganska vaga instruktioner så länge det finns en kollega att fråga. Jämför med att rita ett hus med alla bärande element, eluttag, vattenledningar, avlopp, värmesystem med mera, med skillnaden att verksamhetsprocesser är rörliga och att varje moment kan utföras på flera olika sätt.
Räkna på marginalnyttan
Ett av de största misstagen som görs om och om igen är att man försöker automatisera alldeles för omfattande och komplexa processer. Där man kunde ha nöjt sig med digitaliserade moduler försöker man bygga ett jättepaket som ska automatisera precis allt.
Ekonomer brukar tala om marginalnytta, den nytta som skapas av den senast satsade kronan. Marginalnyttan är ofta hög för digitalisering av enskilda processer, men blir allt lägre när flera processer ska automatiseras med samma digitala lösning och projektkostnaden skjuter i höjden. Genom att räkna på marginalnyttan är det lättare att hitta rätt balans mellan digitaliserade och manuella processer.
Tänk på att standardsystem innebär att processerna behöver ändras
I de flesta fall utgår digitaliseringsprojektet från ett standardsystem. Det innebär att systemet byggts efter en standard som kommer från någon annan verksamhet än din egen. Det medför att verksamhetsprocesserna behöver anpassas efter systemet.
Det är viktigt att förstå hur stora förändringar som behöver göras i verksamhetens processer för att kunna införa ett standardiserat system. Annars finns risk för att oönskade och oplanerade förändringar genomförs som går emot organisationens styrfilosofi och arbetssätt.
Tips för att lyckas med digitaliseringsprojekten:
Skaffa rätt beställarkompetens: Ledningen bör ha interna eller externa rådgivare med rätt erfarenhet inom system- och verksamhetsutveckling, som inte har egna intressen i systemleveransen.
Utveckla modulärt och stegvis: Inför nya system i mindre steg för att minimera riskerna. Undvik system som kräver en total förändring i arbetssätten och som är svåra att integrera med befintlig digital infrastruktur.
Involvera användarna tidigt: Lyssna på deras behov och förstå deras arbetsvardag.
Satsa på förändringsledning: Ge medarbetarna rätt verktyg och utbildning.
Se bortom tekniken: Fokusera på vilka processer och arbetssätt som behöver förändras.
The Sonder Way – En metod för hållbar förändring
Hos Sonder hjälper vi organisationer att navigera komplexa digitaliseringsutmaningar. Vår metod, The Sonder Way, bygger på en helhetssyn där människor, verksamhet och teknik samspelar.
Lyckade digitaliseringsprojekt handlar om att sätta människorna i centrum – före tekniken.
