Case

Effektivisera med bibehållen kvalitet och samtidigt korta ledtiderna

Effektivisering av tillståndsprocessen på Energimarknadsinspektionen

Sedan 2018 hade Energimarknadsinspektionens ärendevolym ökat och antalet medarbetare på Avdelningen för tillstånd tredubblats. Även ärendenas komplexitet hade ökat, vilket ställt högre krav på handläggningen utifrån ett juridiskt perspektiv. Samtidigt hade kraven på skyndsamhet i handläggning och beslutsfattande ökat från såväl regering, privat industri som nätägare för att elnätsutbyggnaden ska ske i, en för Sverige, önskad takt. Sammantaget innebar detta ett behov att effektivisera tillståndsprocessen och arbetssätt till nuvarande kontext.

Konsulterna Elvira Cranz, Hanna Melin och Sofia Segerlund hade i uppdrag att driva ett omfattande utvecklingsprogram i syfte att effektivisera tillståndsprocessen, korta ledtiderna och stärka förutsättningarna i det omgivande systemet.

Start i processen – breddning till omgivande förutsättningar

En del av utmaningen var kontexten, som innebar många nya medarbetare, en relativt ny ledningsgrupp och att utveckling skulle ske samtidigt som handläggningstider skulle bli kortare och kvaliteten skulle bibehållas.

Uppdraget inleddes med en kartläggning av tillståndsprocessen samt en beskrivning av nuläge avseende verksamhet, process och arbetssätt utifrån Energimarknadsinspektionens mål och uppdrag. Kartläggningen möjliggjorde identifieringen av ineffektiva arbetssätt och slutsatserna låg till grund för både direkta åtgärder samt djupare analyser. Därefter gjordes, tillsammans med verksamhet och ledningsgrupp, en djupare analys av arbetsflöden och arbetssätt i processen där även utmaningar och behov i omgivande påverkansfaktorer (kompetens, kultur, ledningssystem etc.) uppenbarade sig och ledde till ett antal förslag på åtgärder.

Sonders konsulter jobbade tillsammans med verksamheten i nära dialog, ofta teambaserat med ett agilt förhållningssätt. Verksamheten prövade nya arbetssätt som sedan utvärderade och justerades. Ett exempel var tester i tidsåtgång: Handläggare planerade sitt handläggningsarbete utifrån interna tidsangivelser för respektive processteg, testade att arbeta i enlighet med ett antal föreslagna processförändringar och använde samt utvärderade tidsangivelserna för att bidra till ett validerat resultat.

”Jag tror att en framgångsfaktor är Sonders arbetssätt – nära integrerat och konkret. Man förstår och kan agera. Inget fluff fluff.” Citat från kunden.

Förändringar i strukturer och upplevda förbättringar

Summerat så resulterade uppdraget i en utvecklad process med ett utvecklat och digitaliserat administrativt processtöd, mer standardiserade rutiner i processen, en ny mötesstruktur för att frigöra tid till produktion och framdrift, nya rutiner för fördelning och prioritering av ärenden, forum för ständiga förbättringar i processen samt en ny förvaltningsstruktur.

Uppföljningen med medarbetarna visade att:

  • 80% ansåg att det administrativa stödet hade förbättrats och lett till en effektivare leverans
  • 90% tyckte att de styrande principerna underlättade arbetet i vardagen
  • 90% upplevde att de fått större möjligheter att utveckla arbetssätt
  • 80% uppfattade att det systematiska förbättringsarbetet förbättrats
  • 90% bedömde att tid hade frigjorts och att syftena med de gemensamma mötena blivit tydligare
  • 70% tyckte att uppföljningsstrukturen var bättre och de fått mer insikt i uppföljningen mot mål

Tre viktiga nycklar

  1. Ett antal handläggningsprinciper för samtliga handläggare att jobba efter i vardagen, fungerade som ledstänger som alla kunde hålla i. De skapade tydlighet, inriktning och bidrog till ett ändrat beteende
  2. En gemensam puls och mötesstruktur som frigjorde tid till såväl fokuserat egetarbete och samarbeten, Mötenas former anpassades för olika syften och den gemensamma takten bidrog till ökad planerbarhet och igenkänning i verksamheten
  3. Ett gemensamt ledningsforum med särskilt fokus på produktionstakt, ärendebalanser och flöde i processen ökade förutsättningarna för medveten prioritering och bemanning. Det underlättade styrningen och bidrog till ett ökat gemensamt ansvarstagande för framdriften i handläggningen.

Konsulternas insatser varierade över tid, och anpassades efter behov och kompetens. Teamet bidrog med projektledning, förändringsledning, ledningsrådgivning och operativt stöd genom hela projektet, alltid med fokus på ett lärande i verksamheten. Uppdraget varade under hösten 2022 till hösten 2024.

Läs mer ett annat spännande case hos Energimarknadsinspektionen!

Under 2022 fick Sonder i uppdrag att undersöka, på ett övergripande plan, hur lång tid det tog från projektstart fram till att en ny regionnätsledning respektive transmissionsnätsledning stod klar. Vid undersökningen analyserades flera olika delar i processen, från projektstart till driftsättning. Undersökningen 2022 byggde i stora delar på uppskattningar av tid från myndigheter och elnätsföretag och i mindre grad på faktiska data.

Läs hela caset och ta del av den uppföljande  konsultrapporten från 2024.

Läs mer

Nyfiken på oss?

Vi delar inspiration och reflektion i Sonder Insight. Det vill du inte vara utan!