En statlig myndighet med ett brett uppdrag inom utbildningsområdet bildades genom sammanslagning av ett antal andra myndigheter. Styrning och organisation av IT- förvaltning och utveckling hanterades på olika sätt inom de myndigheter som ingick i sammanslagningen. Dessa skillnader kvarstod i viss utsträckning även inom den nya myndigheten, vilken således var i behov av en väl förankrad gemensam struktur för styrning och samverkan av IT-relaterad förvaltning och utveckling.
Utmaningen
IT-styrningen var fragmenterad i ett stort antal förvaltningsobjekt med olika modeller och metoder för styrning och leverans. Till stor del kvarstod både arbetssätt och kultur från de gamla myndigheterna vilket krävde en helhetssyn på uppdraget inklusive ledningsgruppens engagemang och inriktning. En annan utmaning var att leveransorganisationen till största delen fanns hos en samverkanspartner, som även den hade sina egna arbetssätt och styrmodell.
Sonders uppdrag
Sonder engagerades för att tillsammans med ett kärnteam från kunden göra en översyn av IT-styrningen och för att utforma och genomföra en förändring.
Genomförandets utgångspunkt och röda tråd var Sonders modell för förändring som innefattar fyra steg: Analys, design, etablering och realisering.
Arbetet inleddes med en översyn och nulägesanalys av myndighetens IT-styrning. Den omfattade analysfasen och delar av designfasen. Genom designworkshops och fortsatt arbete togs konkreta förslag fram på hur styrningen av det digitala utvecklingsarbetet kunde utvecklas. Riskanalyser genomfördes löpande tillsammans med uppdragsgivaren.
Arbetet resulterade i ett genomarbetat och väl förankrat beslutsunderlag. Utifrån detta beslutade myndighetsledningen att genomföra de föreslagna förändringarna i IT-styrningen.
I det efterföljande uppdraget konkretiserades lösningarna och den nya styrmodellen etablerades. Sonder gav också förändringsstöd när nya arbetssätt, team och roller började användas i verksamheten.
Resultat
Myndigheten har idag en gemensam och sammanhållen styrmodell för sin digitala utvecklingsverksamhet. Modellen är baserad på ramverket SAFe. Den egna förmågan inom IT har utökats med ett antal interna utvecklingsteam som gradvis tar över ansvaret för leverans från den externa samverkanspartnern. IT-organisationen har utvecklats i takt med att myndighetens ansvar för digitala tjänster har utökats.
Det som gjorde skillnad:
- Konsulternas förmåga att se helheten i en översyn av IT-styrningen
- Ledningsgruppens engagemang
- En väl anpassad och ändamålsenlig användning av ramverket SAFe
- En hypotesdriven arbetsmetod
Står ni inför en liknande utmaning?
Behöver ni se över arbetssätt och styrning av er IT-verksamhet för att öka leveransförmåga och kvalitet?
Sonder hjälper till med rådgivning, processledning och stöd vid utveckling av arbetssätt och styrmodeller, från den inledande översynen till stöd och coachning av nya team och roller efter sjösättning av nya processer, arbetssätt och strukturer.
Hör gärna av dig till Anders Nicolausson för ett samtal.
