Från silobaserade arbetssätt till gemensam styrning
Hur en aktör inom energisektorn skapade en gemensam styrmodell för IT-förändringar som kortade ledtider, ökade tydligheten och stärkte efterlevnaden.
Kort om uppdraget
En aktör inom energisektorn befann sig i en period av stark tillväxt där omfattande investeringar, rekryteringar och förändringsinitiativ ställde ökade krav på kvalitet, säkerhet och regelefterlevnad i ett alltmer komplext omvärldsläge.
Kunden behövde skapa bättre förutsättningar att genomföra IT-förändringar snabbare, utan att kompromissa med de höga krav som ställs på kvalitet, säkerhet och kontroll. Sonder fick i uppdrag att utveckla den operativa styrningen genom en tydligare och mer användarvänlig styrmodell med gemensamma arbetssätt, milstolpar och beslutsvägar som stödjer organisationens fortsatta tillväxt.
Utmaningen
Organisationen hade under en längre tid arbetat med att utveckla styrningen av IT-förändringar, men arbetet hade tappat framdrift och svårt att nå önskat resultat. Tidigare styrmodell hade vuxit fram ur flera olika processperspektiv, vilket skapade en komplex helhet som var svår att överblicka och tillämpa i praktiken.
Samtidigt arbetade verksamheten i hög grad tvärfunktionellt, medan styrningen fortfarande präglades av organisatoriska silos. Det ledde till otydliga ansvarsförhållanden, överlappande aktiviteter och dubbelarbete, många forum och omfattande dokumentationskrav.
Konsekvensen blev långa ledtider, varierande efterlevnad och ett arbetssätt som upplevdes som administrativt tungt.
Sonders uppdrag
Sonder gick in som uppdragsledare och arbetade nära ett tvärfunktionellt team från kundens verksamhet genom att:
- analysera nuläge, ledtider och styrande krav
- kartlägga processer, aktiviteter och beroenden
- utveckla och förankra en gemensam styrmodell för IT-förändringar
- tydliggöra milstolpar, beslutsvägar och ansvar
- konsolidera forum och harmonisera krav och arbetssätt
- paketera styrmodellen i ett användarvänligt och lättillgängligt format
- driva förändringsledning för att skapa förståelse, delaktighet och efterlevnad
Resultat
Arbetet resulterade i en skalbar, tydligare och mer sammanhållen styrmodell för IT-förändringar som är enklare att förstå, använda och följa.
Resultatet innebar bland annat:
- tydligare styrning och beslutsvägar
- ökad transparens kring ansvar, aktiviteter och förväntningar
- förenklade arbetsmoment och minskad administrativ belastning
- kortare ledtider i centrala delar av förändringsprocessen
- konsoliderade forum och harmoniserade arbetssätt
- ökad användarvänlighet för verksamhetens målgrupper
- förbättrad efterlevnad av kvalitets- och säkerhetskrav
Det som gjorde skillnad
Flera faktorer bidrog till uppdragets framgång.
- Ett nära samarbete mellan verksamhetsexperter, nyckelintressenter och beslutsfattare skapade samsyn och förankring genom hela arbetet.
- Arbetet drevs fram genom tydliga delleveranser, vilket gjorde det möjligt att löpande visa resultat, skapa momentum och säkerställa framdrift i initiativet.
- Ett starkt fokus på förändringsledning bidrog till att skapa förståelse och acceptans för den nya styrmodellen.
- Styrmodellen utvecklades utifrån användarnas behov och vardag, vilket gjorde den enklare att förstå, tillämpa och efterleva i praktiken.
- Balansen mellan styrning och användbarhet säkerställde att modellen både mötte verksamhetens krav på kvalitet, säkerhet och kontroll, samtidigt som den upplevdes som relevant och värdeskapande för målgruppen.
Står ni inför en liknande utmaning?
Växer verksamheten snabbt samtidigt som kraven på styrning, säkerhet och kvalitet ökar? Upplever ni att processer, forum och arbetssätt har blivit komplexa och att förändringsinitiativ tar längre tid än nödvändigt?
Sonder hjälper organisationer att skapa styrmodeller som fungerar i praktiken. Vi kombinerar effektiv styrning med användarvänliga arbetssätt för att stärka genomförandeförmågan och skapa bättre förutsättningar för hållbar förändring.
Hör gärna av dig till Anders Nicolasson för ett samtal om era utmaningar och möjligheter.
