En myndighet behövde skapa en gemensam struktur för kvalitet, ledning och verksamhetsutveckling. Sonder fick i uppdrag att tillsammans med myndigheten utveckla ett verksamhetsledningssystem som tydliggjorde processer och ansvar och gav stöd i det dagliga arbetet – utan att skapa onödig administration.
Utmaningen
Myndigheten hade höga krav på bland annat transparens, rättssäkerhet och effektivitet. Samtidigt saknades en sammanhållen struktur för hur processer, ansvar och arbetssätt skulle beskrivas och utvecklas.
Mycket fungerade tack vare erfarna medarbetare och lokal kunskap. Men det innebar också ett personberoende. Arbetssätt kunde skilja sig åt och det var svårt att få en samlad bild av hur myndigheten fungerade.
Behovet var därför inte i första hand fler dokument och rutiner, utan en gemensam struktur som kunde stödja myndigheten i praktiken.
Sonders uppdrag
Arbetet började med att kartlägga hur myndigheten faktiskt fungerade. Tillsammans med medarbetare och chefer identifierades viktiga flöden, ansvar, beroenden och områden där det fanns skillnader mellan dokumenterade arbetssätt och hur arbetet genomfördes i praktiken.
Utifrån kartläggningen togs en övergripande processkarta fram. Den gav en gemensam bild av myndighetens viktigaste processer och blev utgångspunkt för det fortsatta arbetet.
Därefter utvecklades verksamhetsledningssystemet stegvis. Processbeskrivningar, rutiner, mallar och andra stöddokument togs fram tillsammans med de personer som skulle använda dem.
”Det ska vara enkelt att göra rätt, vid rätt tidpunkt och av rätt person.”
Resultat
Resultatet blev ett verksamhetsledningssystem som både beskriver myndigheten och ger stöd i vardagen. Ansvar och arbetssätt blev tydligare och myndigheten fick en gemensam grund för att följa upp, styra och förbättra sitt arbete.
Samtidigt minskade beroendet av enskilda personers kunskap. Erfarenhet och fungerande arbetssätt kunde i större utsträckning tas till vara och göras tillgängliga för fler.
Det som gjorde skillnad
Verksamhetsledningssystemet utvecklades tillsammans med myndigheten, inte vid sidan av den. Det gjorde det möjligt att kombinera ledningens behov av styrning och uppföljning med medarbetarnas behov av ett stöd som är begripligt och användbart.
Fokus låg hela tiden på det som faktiskt behövdes. Dokumentation och struktur skulle hjälpa myndigheten – inte bli ytterligare ett administrativt lager.
Står ni inför en liknande utmaning?
Behöver ni bygga upp eller vidareutveckla ert arbete inom kvalitet och ledning? Sonder hjälper organisationer att skapa processer, arbetssätt och verksamhetsledningssystem som fungerar i praktiken och gör det enklare att styra, följa upp och utveckla verksamheten.
Hör gärna av dig till Anders Nicolausson för ett samtal om hur ni kan skapa ett verksamhetsledningssystem som gör verklig skillnad.
