Att bygga ut elnät tar tid. Från tidig projektering till färdig ledning behöver ett nätprojekt passera flera processer för bland annat samråd, miljöprövning, tillstånd, markåtkomst och projektering. Flera olika aktörer är involverade och deras processer är beroende av varandra.
Inom ramen för ett flerårigt regeringsuppdrag har Sonder lett ett omfattande utvecklings- och förändringsarbete med målet att korta ledtiderna för elnätsutbyggnad.
Efter förstudien gick arbetet från analys till genomförande. Sonder ledde huvudprojektet, tre av fem utvalda nätprojekt med fokus på att tillsammans med myndigheter och elnätsföretag utveckla, testa och implementera arbetssätt för kortare och mer förutsägbara processer.
Utmaningen
Ingen aktör äger helheten. Ett nätutbyggnadsprojekt rör sig genom flera organisationer, regelverk och processer. Varje aktör ansvarar för sin del men den totala ledtiden skapas av helheten. Det räcker inte att varje organisation effektiviserar sin process. En aktörs arbetssätt och underlag påverkar nästa steg, samtidigt som processer i vissa fall kan genomföras parallellt i stället för efter varandra.
Utmaningen var därför att få många självständiga aktörer att lyfta blicken från den egna delen och tillsammans undersöka vad kan vi göra annorlunda, var och en för sig och tillsammans. Det blev en viktig princip för förändringsarbetet, hur kan vi göra varandra bättre?
Sonders uppdrag
Sonders uppdrag har varit att leda och hålla ihop förändringsarbetet från identifierade förbättringsmöjligheter till testade och implementerade arbetssätt. Uppdraget kombinerar projektledning, processledning och förändringsledning med ett verksamhetsnära genomförande. En viktig utgångspunkt har varit att skapa en gemensam förståelse för hela nätutvecklingsprocessen och hur aktörernas olika delar påverkar varandra.
Sonder har skapat struktur, samsyn och framdrift i ett flerårigt förändringsarbete med många självständiga aktörer. Analyser och förbättringsmöjligheter har omsatts i konkreta åtgärder som utvecklats och testats i pågående nätutbyggnadsprojekt, med fokus på tidigare dialog, gemensam planering, parallella processer och bättre överlämningar mellan aktörerna. Erfarenheterna har löpande omsatts i förbättrade arbetssätt och långsiktigt stöd.
Samverkan mellan myndigheter och elnätsföretag har stärkts genom strukturer för uppföljning, erfarenhetsutbyte och gemensamt lärande. Ett återkommande forum för bransch och myndigheter har etablerats och information, webb, e-tjänster, filmer och utbildningsmaterial har utvecklats för att göra processen enklare att förstå och navigera – och lättare att göra rätt från början.
Sonders roll har varit att hålla ihop helheten och driva förflyttningen mot kortare och mer förutsägbara processer.
Resultat
Den ursprungliga analysen visade att de identifierade åtgärderna sammantaget hade potential att korta nätutvecklingsprocessens ledtider med omkring en tredjedel. Genom arbetet har flera av åtgärderna omsatts och prövats i praktiken.
Resultatet är bland annat tidigare och tätare dialog, bättre gemensam planering och ökade möjligheter att arbeta parallellt. Frågor som riskerar att skapa kompletteringar och väntetider kan hanteras tidigare, samtidigt som kvaliteten i underlag och överlämningar har fått större fokus. Arbetet har också ökat förståelsen för aktörernas beroenden och skapat former för fortsatt samverkan och gemensamt lärande.
En central förflyttning är perspektivet, från att optimera den egna delen av processen till att tillsammans skapa bättre förutsättningar för helheten.
Det som gjorde skillnad
Helheten styrde utvecklingen, med fokus på den totala ledtiden och hur aktörernas arbetssätt, timing och underlag påverkar varandra. Tidigare dialog och bättre förståelse för beroenden gjorde det möjligt att hantera frågor tidigare och genomföra fler aktiviteter parallellt. Nya arbetssätt testades i faktiska nätutbyggnadsprojekt, där erfarenheter löpande fångades upp och omsattes i fortsatt utveckling. Genom nya gemensamma forum, digitalt stöd, vägledning och utbildningsmaterial skapades också förutsättningar för arbetssätten och lärandet att leva vidare.
När ingen äger hela processen
Komplexa processer följer sällan organisationsgränser. När resultatet är beroende av flera aktörer räcker det inte att varje organisation utvecklar sin egen del. Sonder hjälper organisationer att skapa struktur, samsyn och genomförandekraft i komplexa förändringar där flera aktörer, perspektiv och beroenden behöver mötas. Genom projektledning, processledning och förändringsledning hjälper vi organisationer att gå från ”min del av processen” till ”vårt gemensamma resultat”.
Behöver din organisation stöttning i form av projektledning? Hör gärna av dig till Jenny Jeppsson.
