En statlig myndighet med ett omfattande kunskaps- och forskningsuppdrag behövde säkerställa att organisation, styrning och ledning gav rätt förutsättningar för ett växande och allt mer komplext verksamhetsområde.
Verksamheten hade under flera år utvecklats i omfattning, ansvar och uppdrag. Samtidigt ökade belastningen på både chefer och medarbetare. Sonder anlitades för att genomföra en organisationsöversyn och lämna rekommendationer för hur organisation, styrning och ledning kunde utvecklas för att skapa bättre förutsättningar för verksamheten – både på kort och lång sikt.
Uppdraget genomfördes i en situation präglad av hög arbetsbelastning, osäkerhet och ett stort behov av att skapa förtroende för den fortsatta utvecklingen.
Utmaningen
Verksamheten hade nått en storlek och komplexitet som den befintliga organiseringen hade svårt att hantera. Ansvar, prioriteringar och beslutsfattande var i flera avseenden otydliga. Ett omfattande verksamhetsansvar vilade på ett begränsat antal chefer samtidigt som styrning, uppföljning och koordinering inte fullt ut stödde verksamhetens behov. Det skapade sårbarhet, begränsade möjligheten till närvarande ledarskap och gjorde det svårt att skapa långsiktig riktning.
Samtidigt var arbetsmiljön ansträngd. Hög arbetsbelastning, bristande stödstrukturer och återkommande samverkansutmaningar påverkade både chefer och medarbetare.
Utmaningen handlade därför inte enbart om organisationsstruktur. För att skapa en hållbar lösning behövde myndigheten förstå hur organisation, styrning, ledarskap, arbetssätt, stödverksamhet och arbetsmiljö samspelade – och vilka bakomliggande orsaker som låg bakom de utmaningar som verksamheten upplevde.
”Vi befann oss i en situation där många medarbetare och chefer var hårt belastade. Sonder mötte organisationen med både struktur och omtanke, vilket skapade det förtroende som krävdes för att kunna genomföra arbetet.”
– Ansvarig avdelningschef
Sonders uppdrag
Sonder fick i uppdrag att genomföra en organisationsöversyn och ta fram rekommendationer för hur verksamheten kunde organiseras, styras och ledas på ett mer hållbart sätt.
Arbetet omfattade analys av organisation, styrning, ledarskap, arbetssätt, stödverksamhet och arbetsmiljö. Genom intervjuer, nulägesanalys och dialoger med chefer, medarbetare och fackliga representanter skapades en gemensam förståelse för verksamhetens utmaningar och bakomliggande orsaker.
Utifrån analysen utvecklade Sonder alternativa lösningar och rekommendationer för organisation, styrning och ledning. Arbetet resulterade inte bara i förslag på en ny organisationsstruktur, utan också i åtgärder för att stärka styrkedjan, tydliggöra ansvar, utveckla uppdragshanteringen och förbättra samspelet mellan kärnverksamhet och stödverksamhet.
Genom hela processen låg fokus på att kombinera analytisk skärpa med bred involvering och transparens. Det skapade förutsättningar för både kvalitet i analysen och förankring av de rekommendationer som växte fram.
Resultat
Uppdraget resulterade i rekommendationer om en ny organisatorisk struktur med en ny avdelning och tre enheter, utformad för att ge bättre förutsättningar för styrning, ledning och verksamhetsutveckling.
Därutöver utvecklades rekommendationer för:
- tydligare styrning och prioritering av verksamheten
- stärkt ledarskap och rimligare chefsuppdrag
- utvecklad uppdragshantering och uppföljning
- tydligare ansvar och beslutsvägar
- bättre samspel mellan kärnverksamhet och stödverksamhet
Resultatet blev ett samlat beslutsunderlag som gav ledningen en tydlig väg framåt – med fokus på både verksamhetens långsiktiga utveckling och hållbara förutsättningar för chefer och medarbetare.
Det som gjorde skillnad
- Analysen utgick från hela organisationssystemet och synliggjorde sambanden mellan organisation, styrning, ledarskap, arbetssätt, stödverksamhet och arbetsmiljö.
- Ett involverande och hypotesdrivet arbetssätt skapade delaktighet, förståelse och ägarskap för de rekommendationer som växte fram.
- Transparens genom hela processen bidrog till förtroende i en situation präglad av osäkerhet och hög belastning.
- Fokus låg på bakomliggande orsaker snarare än organisatoriska symptom, vilket gav en stabil grund för långsiktiga lösningar.
- Rekommendationerna kombinerade strukturell organisationsutveckling med förståelse för verksamhetens kultur, arbetsmiljö och mänskliga förutsättningar.
Står ni inför en liknande utmaning?
När organisationer växer och uppdrag blir mer komplexa räcker det sällan att förändra organisationsschemat. För att skapa verklig effekt behöver organisation, styrning, ledarskap och arbetssätt utvecklas som en sammanhängande helhet.
Sonder hjälper organisationer att förstå vad som skaver, synliggöra bakomliggande orsaker och utforma lösningar som fungerar i praktiken. Vi kombinerar organisationsutveckling, styrningsfrågor och förändringsledning för att skapa hållbara förutsättningar för både verksamhet och människor.
Kontakta gärna Anna Dagnell Liedholm för ett samtal.
