En myndighet befann sig i en period med hög förändringstakt och många utvecklingsinitiativ samtidigt. Sonder fick i uppdrag att hjälpa myndigheten att skapa ett gemensamt arbetssätt för att prioritera, samordna och följa upp utvecklingsarbetet.
Målet var att skapa bättre överblick och framdrift utan att bygga en tung styrmodell.
Utmaningen
Engagemanget var stort och många viktiga initiativ pågick parallellt. Men när utvecklingsarbetet växte blev det svårare att behålla överblicken. Initiativ konkurrerade om samma resurser, beroenden var inte alltid tydliga och det saknades ett gemensamt sätt att prioritera och följa upp arbetet.
Myndigheten behövde helt enkelt bli bättre på att välja vad som var viktigast, tydliggöra ansvar och hålla ihop utvecklingsarbetet.
Sonders uppdrag
Tillsammans med kunden utvecklade Sonder ett arbetssätt anpassat till myndighetens behov och befintliga styrning. Arbetssättet hämtade delar från bland annat Scrum och Kanban, men utan ambitionen att införa en färdig agil modell. I stället valdes de delar som var användbara i verksamheten.
Utvecklingsarbetet organiserades i tydligare arbetsströmmar med gemensam planering, definierade mål och löpande uppföljning av resultat, hinder och beroenden.
Återkommande retrospektiv blev också en del av arbetssättet. Där kunde teamen tillsammans diskutera vad som fungerade, vad som behövde ändras och hur arbetet kunde förbättras.
Sonder bidrog både med struktur och metodstöd och deltog aktivt i utvecklingen och genomförandet tillsammans med myndigheten.
Resultat
Det nya arbetssättet gav en tydligare bild av vad som pågick, varför det gjordes och vem som ansvarade för vad. Det blev enklare att prioritera mellan initiativ, upptäcka hinder och beroenden och följa hur arbetet gick. Samtidigt skapades en tydligare koppling mellan ledningens prioriteringar och det konkreta utvecklingsarbetet.
Myndigheten fick ett arbetssätt som gav mer struktur och fokus, men som fortfarande kunde anpassas när förutsättningarna förändrades.
Det som gjorde skillnad
En viktig framgångsfaktor var att inte införa en metod för metodens egen skull. Arbetssättet byggdes utifrån myndighetens faktiska behov.
Agila principer användes där de hjälpte – exempelvis kortare planeringscykler, synliga prioriteringar, tydligare ansvar och återkommande lärande – men utan att skapa onödig administration.
Det gjorde arbetssättet enklare att förstå, använda och utveckla vidare.
Står ni inför en liknande utmaning?
Har ni många utvecklingsinitiativ igång samtidigt och svårt att hålla ihop prioriteringar, ansvar och framdrift?
Sonder hjälper organisationer att skapa enkla och fungerande arbetssätt för verksamhetsutveckling – med tillräcklig struktur för att skapa fokus, utan att göra utvecklingsarbetet onödigt tungt.
Hör gärna av er till Anna Dagnell Liedholm för ett samtal.
