Sveriges länsstyrelser är komplexa myndigheter med ett stort antal mycket varierande ansvarsområden. I regeringens uppdrag till länsstyrelserna ligger flera inbyggda målkonflikter inom exempelvis naturskydd och biologisk mångfald, landsbygdsutveckling, energiomställning och utveckling av samhällets civila försvar. En länsstyrelse behöver också ha förmågan att både bedriva en effektiv verksamhet idag och att snabbt kunna anpassa sig till den föränderliga omvärlden och de prioriteringar som görs av regeringen.
Landshövdingen vid en av landets länsstyrelser anlitade managementkonsulten Jonas Hallberg från Sonder för att leda en översyn av länsstyrelsens organisation. Uppdraget innebar en översyn i samtliga ansvarsnivåer, dvs både stabsenheter, avdelningar och enheter samt olika funktioners placering. Översynen omfattade även att identifiera verksamhetskritiska tvärsektoriella arbetssätt och eventuella behov att utveckla dem.
Ett strukturerat arbetssätt med ett flexibelt förhållningssätt
Uppdraget genomfördes med utgångspunkt i Sonders ramverk för organisations- och verksamhetsutveckling. Stegen i genomförandeplanen utformades för att få en bred faktabas och delaktighet från stora delar av organisationen för att på så sätt kunna beakta flera perspektiv i analys av nuläget och framtida behov.
Arbetet har präglats av ett involverande arbetssätt med medarbetare och chefer. Bland annat genomfördes under nulägesanalysen workshopar med alla medarbetare vid länsstyrelsen enheter samt därefter tvärorganisatoriska hypotesdialoger. Det var också viktigt med en hög transparens och kontinuerlig kommunikation om process, status och resultat i tillgängliga forum och kanaler såsom ledarforum, länsledningens informationsmöten samt på intranätet.
Organisationsöversynen resulterade i förslag till åtgärder inom fyra områden: organisationsjustering, utveckling av arbetssätt och tvärsektoriella samverkansforum, ledarskapsutveckling samt flexiblare strukturer för styrning och stöd. Jonas har sedan rekommendationerna presenterades utgjort stöd i genomförandet av åtgärderna.
Framgångsfaktorer
- Ledningens engagemang – att arbeta nära länsledning och länsstyrelsens arbetsgrupp för att tillsammans nå resultat som präglas av hög kvalitet och ett starkt ägarskap.
- En holistisk syn – att ha ett helhetsperspektiv för att fånga alla aspekter av organisationens kultur, struktur och arbetssätt.
- Ett inkluderande arbetssätt – att inkluderade alla chefer och medarbetare i arbetet för ökat organisatoriskt lärande och en ökad beredskap för kommande förändringar.
- Hypotesdrivet arbete – att arbeta hypotesdrivet tillsammans med chefer och medarbetare i organisationen för att tillsammans utforska tänkbara lösningar och dess konsekvenser.
