Tre steg mot mer följsamma mål och planer

Vi tror att de årsvisa målnedbrytningsprocesser och målträd som länge setts som naturliga i styrningssammanhang håller på att spela ut sin roll. Med det inte sagt att målen i sig har gjort det, eller att processerna inte för mycket gott med sig. De skapar ofta bred delaktighet i organisationens utveckling, ägarskap för en gemensam ambition och tydliga förväntansbilder. Men de riskerar också att bli ett självändamål, där nyttan och vikten upplevs tydlig i själva målprocessen men kanske känns mer tveksam allteftersom året går. Särskilt där chefer känner en vilja och ett ansvar för att klara sina utlovade mål samtidigt som händelseutvecklingen pockar på ett nödvändigt fokusskifte.

En av de största utmaningarna med målnedbrytning på årsbasis är nämligen just följsamheten. Med själva nedbrytningen per avdelning, enhet och ibland till och med individ följer en detaljeringsgrad som kan bli cementerande och i värsta fall till och med minska engagemanget.

Målsätt och ompröva lokalt, förankra centralt

För att målstyrningen ska kunna var mer följsam tror vi att själva målen så långt det är organisatoriskt möjligt behöver formuleras och ägas av respektive verksamhetsdel, och därmed också kunna omprövas där under året. Med en gemensam utgångspunkt i en utpekad riktning (mer si, mindre så), strategiska prioriteringar (A före B) och en utbredd förståelse för affärsmodellen och ekonomin kan varje del i organisationen sätta och följa upp sina mer konkreta mål relativt självständigt.

Vissa målsättningar kräver samarbete mellan flera enheter, andra inte, men det kräver egentligen mer  dialog och samordning än hierarki och styrning. Målen blir på detta sätt ett lokalt  snarare än ett centralt styrt åtagande, och den löpande dialogen med ledningen blir därmed av en mer samrådande karaktär där hinder kan lyftas och aktuella prioriteringar förankras.

Planera på den sikt du har – varken mer eller mindre

Vissa verksamheter har förutsättningar för en mer långsiktig verksamhets- och resursplanering, medan andra behöver en helt iterativ process. Vilken frekvens som är mest naturlig beror mycket på hur stor del av förutsättningarna man kan påverka och hur långt i förväg de är kända. Huvudsaken är egentligen just att den anpassas, och att planerna som tas fram avser en period som man faktiskt har kontroll över. För väldigt många upplevs årvis planering som en överarbetad gissningslek som låser fast resurser i onödan. De flesta har också behov av att revidera sina planer minst kvartalsvis, oavsett hur omsorgsfullt den ursprungliga planen togs fram.

Vi tror på ett angreppssätt där huvudhypoteser och riktning kan sättas på längre sikt, medan den faktiska planeringen sker iterativt. Den totala planeringstiden över året kanske blir ungefär densamma, men man kan undvika onödiga revisioner av planen och den nedlagda tiden mer konstruktiv och värdeskapande. Det kan upplevas skrämmande att bara ha aktiviteter och säkerställda resurser för den närmaste perioden, men så länge systemet kan fånga upp även mer avlägsna behov är riskerna mindre än de ofta uppfattas. Flera studier visar att resursslöseriet tvärtom minskar. Den viktiga skillnaden är vilken tidshorisont som ni uttalat kräver!

Enkät om framtidens organisationer  Vill du vara med? Klicka här

Läs även

Hör gärna av dig