För att skapa tydlighet i organisationer och även i andra sammanhang ägnar vi mycket tid åt att klargöra vem som ansvarar för vad. Uppdelningen sker både i hierarkin och mellan delarna, och en viktig framgångsfaktor i båda fallen är att det finns tydliga gränssnitt mellan delarna.
Logiken bakom uppdelning och tydliga gränssnitt bygger på att vi verkar i en värld som är förutsägbar. Att det finns ett linjärt samband mellan orsak och verkan och att vi på förhand kan definiera vad som kommer att hända. Det kan vi allt mer sällan.
Komplexitet kräver andra förhållningssätt
Många av oss måste istället lära oss att förhålla oss till komplexitet. Komplexitet handlar om att det är så många okända faktorer som samtidigt påverkar en situation, att det faktiskt inte går att förutse hur situationen ska hanteras. Istället måste vi pröva oss fram på vägen. Lära oss om situationen, dra gemensamma slutsatser och agera på dessa – förmodligen i små steg och ofta nära den som påverkas av lösningen.
I vår iver att skapa tydlighet i vem som ansvarar för vad, har vi ofta med precision fördefinierat våra olika ansvarsområden – lite som att vi skulle såga ut pusselbitar från en bild av verksamheten. Problemet är förstås att bilden av verksamheten rör sig, och våra tydliga gränssnitt plötsligt blir otydliga.
Stekta ägg illustrerar fokus och samspel
Vi tror att metaforen med ägg i en stekpanna är betydligt mer funktionell när vi tänker kring ansvar och roller i en organisation. När vi knäcker äggen så tenderar ju äggvitorna flyta in i varandra, det är ganska svårt att veta vilken del som hör till vilken gula. Samtidigt kan gulorna vara samlade och lysa lite extra i stekpannan.
Tänk dig att de olika gulorna är respektive roll, team eller funktions ansvarsområde. Det är det primära ansvaret, och det man tänker på mer än någon annan. Vitorna däremot är ytan för samspel, som vi inte kan fördefiniera. Frågor som hamnar på den ytan är ett gemensamt ansvar att plocka upp, hantera och samarbeta kring. Kanske blir det sedan naturligt att en fråga hamnar i någons äggula, samtidigt som nya saker dyker upp i samspelsytan.
För att samspelet ska fungera behöver förstås respektive huvudansvar vara tillräckligt tydligt och transparent. Mellan roller, team och funktioner behöver vi både vara okej med vad som är respektives huvudansvar, men också med vad vi inte kan dela upp och vad vi behöver samarbeta om.
Pröva ett nytt sätt att tänka kring ansvar
Så nästa gång ni diskuterar gränssnitt i din organisation – pröva metaforen med stekta ägg. Diskutera vad som naturligt är ert huvudansvar (äggula), vad som inte ingår i ert ansvar (andras äggulor) och vad som kanske ingår i ert ansvar men också går in i andras ansvar (äggvita).
Vill du läsa mer om komplexitet och ta del av Dave Snowdens förklaringsmodell Cynefin så rekommenderar jag blogginlägget Komplexitet kräver samspel snarare än ”best practice”
