Behovet av interaktion över gränser är sedan länge på många företags agenda, med modeller och verktyg som både kommit och i vissa fall gått. En lösning vi stöter på är roller som ska fokusera särskilt på interaktionen med ”den andra sidan”. Det kan exempelvis gälla en outsourcad del av verksamheten eller en närliggande avdelning, den gemensamma nämnaren är ett system av samberoenden där aktörerna både påverkar och påverkas av varandra.
Olika former av kontaktpersonsroller är långt ifrån någon ny lösning, tvärtom är det en naturlig del av verksamheten hos många av våra kunder. Det vi däremot har sett är en onyttjad potential i vilket värde de kan skapa bara genom att agera – och interagera – på nya sätt. Här beskriver vi tre exempel som vi sett göra stor skillnad för det gränsöverskridande samarbetet.
Är du själv en sådan kontaktperson för en aktör som ni samarbetar (eller behöver samarbeta) mycket med? Mycket kan du börja pröva redan i morgon!
Bygg förståelse och relation
Om du inte gjort det förut, boka in ett besök! Hälsa på, presentera dig. Var på plats en dag, gå bredvid någon du tidigare bara mailat med, få ansikten på namn. Ställ nyfikna frågor och lyssna in deras bild av vardagen och samarbetet mellan era verksamheter. Det är lätt att tveka i en oro för att störa, men chansen är stor att du till och med är extra välkommen utan ett konkret ärende. Det du gör är ju att aktivt försöka förstå dem och deras perspektiv bättre, något som många önskar att fler skulle göra. Och ju mer du utvecklar en relation som gör det enkelt att lyfta luren när ni behöver varandra, ju mer komplexa frågor kommer ni att kunna agera på tillsammans.
Att vara språkrör räcker en bit på väg
Ett uttryck vi ibland hör är behovet av en ”single point of contact”. Även det i grunden en god idé, för att effektivisera kontaktvägarna. Den utsedda kontaktpersonen är då ensam huvudingång, och tar därifrån frågorna vidare i den egna organisationen. Principen om ”en väg in” gör på vissa sätt kommunikationen mellan aktörerna väldigt okomplicerad, men en risk vi sett är att den sker (för) mycket via kontaktpersonen som ett språkrör. Gränsen för hur komplexa frågor och svar som kan förmedlas via ett språkrör är snäv, särskilt utan att de som är berörda någonsin pratar direkt med varandra.
Se dig själv som en match maker
Så betrakta dig själv som en match maker mer än ett språkrör. Istället för att använda din förståelse för era båda verksamheter till att föra andras talan, använd den till att föra rätt personer samman. Hos en av våra kunder fick det förhållningssättet snart nya relationer att spira över gränserna, och nödvändiga samtal började föras naturligt utan att kontaktpersonen initierade dem. Rollen levde ändå kvar, men då som ”den du vänder dig till när du söker en bra ingång”. Det vill vi se som en mognad, inte som en avvikelse.
Att bli en del av varandras vardag är ett effektivt sätt att sudda ut gränser mellan ”vi och dem”
Rör dig på båda sidorna om bron
Att bli en del av varandras vardag är ett effektivt sätt att sudda ut gränser mellan ”vi och dem”. Vi har jobbat med koordinerande roller som helt bytt fysisk arbetsplats, någon dag då och då eller veckor i sträck. Att göra så skapar möjlighet att bidra med ditt hemperspektiv i deras vardag, och med deras perspektiv i relation till din egen organisatoriska hemmaplan. Vår erfarenhet är att det är värdefullt där det fungerar, men också den största utmaningen av de tips vi listar här. Nyckeln ligger i att kunna leda dig själv, när din chef och närmaste kollegor sitter på ett annat våningsplan eller i en annan del av staden. Den svårighet vi sett ligger i reflexen att söka arbetsledning där man befinner sig rent fysiskt, vilket kan leda till att du i stället ”bara” blir en operativ resursförstärkning hos grannen. Men se det som ett tillfälle att utvecklas i ditt självledarskap, och håll vakt om uppgiften att bidra till den gemensamma helheten! Då kommer du att skapa stort (och ibland till och med helt nytt) värde.
