Blogg

Teamutveckling – forma och utveckla teamets förmåga

I dagens dynamiska arbetsmiljö är effektiva team nyckeln till framgång. Den tid som vi arbetar tillsammans i olika konstellationer har ökat med 50 % under /../

Bygga team och jobba med teamutveckling- framgångsrikt
Skriven av
Datum
Kategori
Ledarskap, Organisation

I dagens dynamiska arbetsmiljö är effektiva team nyckeln till framgång. Den tid som vi arbetar tillsammans i olika konstellationer har ökat med 50 % under de senaste 20 åren visar forskning, enligt Harvard Business Review.

I denna blogg vill jag dela mina insikter om vad det innebär att arbeta i team, hur man skapar välfungerande team och hur agila metoder kan förbättra teamarbete.

Vad är ett team?

De flesta är överens om att ett team är en grupp individer som arbetar tillsammans för att uppnå gemensamma mål. Teambaserade arbetssätt bygger på tanken att summan är större än delarna, och att teamet klarar av mer än vad de enskilda medlemmarna skulle göra var för sig.

Det handlar inte bara om att dela arbetsuppgifter, utan också om att skapa en sammanhållen enhet där varje medlem bidrar med sina unika färdigheter och perspektiv. Att arbeta i team innebär därför att samarbeta mot gemensamma mål – alla medlemmar måste förstå och arbeta mot samma mål. De har också ett delat ansvar där varje medlem är ansvarig för både sitt eget arbete och teamets totala framgång. Samt att ha en öppen kommunikation där information delas fritt och öppet för att säkerställa att alla är uppdaterade och engagerade.

Vad är ett välfungerande team?

Vi är nog många som kan minnas hur det var att vara del av ett välfungerande och effektivt team. Ett samarbete som kännetecknades av tydliga mål och ömsesidig respekt. Där alla kände sig trygga att uttrycka sina idéer och åsikter utan rädsla för negativa konsekvenser. Psykologisk trygghet och tillit är, enligt mig, avgörande för att skapa en miljö där teamet kan prestera på topp.

Empirin visar att ett välfungerande team vilar på en grund av psykologisk trygghet, där medlemmarna känner sig säkra att ta risker och dela sina tankar utan rädsla för kritik. Där det finns tydliga roller och ansvar, och varje medlem vet vad som förväntas av dem och hur de kan bidra till teamets mål. De har också former för gemensam beslutsfattande, så att alla medlemmar deltar i beslutsprocessen och bidrar med sina unika perspektiv.

Teamutveckling

För mig handlar teamutveckling om att investera tid och resurser i att bygga och förbättra teamets dynamik och prestation. Genom att satsa på teamutveckling kan företag förvänta sig förbättrad produktivitet, ökat engagemang och starkare samarbetsförmåga. Det leder till bättre resultat både på individnivå och för organisationen som helhet. Ett team med hög samarbetsförmåga har också förutsättningar att lösa mer komplexa arbetsuppgifter.

”Men ett team blir inte bättre än vad det omgivande systemet tillåter.”

Företagsledningen och chefskollektivet har en viktig roll i att ge handlingsutrymme och visa tillit till teamens vilja och förmåga. Ledningens uppgift är att klart definiera och förmedla företagets uppdrag, vision och övergripande prioriteringar, så att teamen kan fatta kloka beslut i sin egen styrning och för sina åtaganden. Fokus ligger på varför och vad – inte på – hur.

Ledningen har också till uppgift att skapa förutsättningar för de teambaserade arbets- och förhållningssätten, och därigenom se över och vid behov utveckla organisationssystemet så att inte dess strukturer bromsar teamens utveckling och agerande. Exempelvis har de former företaget tillämpar för att sätta mål, planera och följa upp verksamheten, stor påverkan på teamens autonomi, effektivitet och motivation.

Vidare ligger det på ledningen att värna om systemet och kulturen och sätta ramar och spelregler för verksamheten, så att teamen och dess medarbetare tryggt kan agera i sitt självledarskap.

Olika roller i ett team

För att ett team ska fungera effektivt behövs olika roller som kompletterar varandra. Vanliga roller är en teamledare, en koordinator, specialister och doer. Rollfördelningen kan ibland skapa osäkerhet, men genom öppen dialog och tydliga förväntningar kan man undvika konflikter och säkerställa att alla känner sig delaktiga och värdefulla.

Teamledare

Teamledare ansvarar för att guida och motivera teamet. De sätter tonen för teamets kultur och säkerställer att alla medlemmar känner sig inkluderade och värderade. En bra ledare är kommunikativ, empatisk och beslutsam. De måste kunna hantera konflikter och inspirera sitt team att uppnå gemensamma mål. Osäkerhet kan uppstå när ledaren inte är tydlig med sina förväntningar eller när teamet inte är överens om ledarens roll.

Koordinator

En koordinator säkerställer att alla är synkroniserade och att arbetet flyter smidigt. De hanterar logistik och ser till att resurserna används effektivt. En effektiv koordinator är organiserad, detaljorienterad och bra på att kommunicera. Rollförvirring kan uppstå om koordinatorn inte har klarhet i sina ansvarsområden eller om andra teammedlemmar inte förstår koordinatorns roll.

Specialist

Specialisten har djup sakkunskap inom relevanta områden. Förutom att bidra med sin expertis kan de ge inspiration till nya idéer och perspektiv. De driver innovation och hjälper teamet att tänka utanför boxen. Kreativitet, nyfikenhet och en förmåga att se saker från olika vinklar är viktiga egenskaper för denna roll. Ibland kan deras idéer verka opraktiska eller svåra att implementera, vilket kan leda till frustration om de inte hanteras korrekt.

Analytiker

Analytikern analyserar data och säkerställer att beslut är baserade på fakta. De hjälper teamet att förstå komplex information och göra välgrundade beslut. Analytisk förmåga, kritiskt tänkande och uppmärksamhet på detaljer är centrala egenskaper. Deras fokus på data kan ibland krocka med kreativa idéer, vilket kan skapa spänningar om det inte finns en balans mellan datadrivna och kreativa insikter.

Doer

Att vara en doer innebär att få saker gjorda och att genom en kreativ och lösningsorienterad inställning se värde där andra ser hinder. De säkerställer att projekt och initiativ förverkligas enligt de åtaganden teamet gör. Effektivitet, pålitlighet och en stark arbetsmoral är viktiga för denna roll. Utförarna kan känna sig överbelastade om det finns otydligheter i arbetsfördelningen eller om förväntningarna är orealistiska.

Rollfördelning

Jag har märkt att osäkerhet i rollfördelningen ofta uppstår när kommunikationen är otydlig, när det finns överlappande ansvarsområden eller när uppdragets omfattning eller mål förändras utan att rollerna justeras därefter. Nya teammedlemmar kan också skapa osäkerhet om deras roll och ansvar inte tydligt kommuniceras till resten av teamet.

Att tydligt definiera och förstå rollerna i ett team är avgörande för att säkerställa att alla medlemmar kan arbeta effektivt och harmoniskt tillsammans. Genom att främja öppen dialog och kontinuerligt anpassa rollerna kan teamet bättre möta de utmaningar som uppstår och uppnå sina gemensamma mål.

Hur bygger man ett bra team?

För att bygga ett starkt team krävs det att man etablerar grunder som tillit, erkännande av varandras styrkor och svagheter, och en gemensam målbild. Min erfarenhet är att transparens, regelbunden feedback och en kultur av öppenhet och stöd är avgörande. Att skapa psykologisk trygghet där medlemmarna vågar vara sårbara och ärliga är en nyckel till framgång.

Mina tips för att bygga ett bra team inkluderar:

  • Relationsdjup: Spendera tid för att lära känna varandra på ett lite djupare plan som medmänniskor.
  • Tillit: Skapa en miljö där medlemmarna känner sig trygga att vara sig själva.
  • Erkänna styrkor och svagheter: Förstå och utnyttja varje medlems unika förmågor.
  • Gemensamma mål: Säkerställ att alla förstår syftet med teamet och dess uppgift. Det gör att de kan arbeta mot samma mål och förstå sin roll i att nå dessa mål.
  • Öppen kommunikation: Uppmuntra transparent och ärlig kommunikation. Ha kul tillsammans.

Vi behöver också ta ett gemensamt ansvar för att utveckla teamets arbetsformer. Vi kan på ett påtagligt sätt påverka förhållningssätt och kultur genom att förändra konkreta saker som former för teamets möten, om vi dessutom gör det på ett inkluderande och medskapande sätt. Mötesformer som är engagerande och där alla kommer till tals bidrar på ett påtagligt sätt till teamets förmåga till att lösa komplexa uppgifter. Ett konkret tips är att turas om att leda mötet, det är inte chefen eller teamledarens möte – det är teamets.

Jag rekommenderar också att inte ha en förutbestämd agenda, istället bygger vi agendan tillsammans i början på mötet. När var och en som har en punkt att ta upp på agendan får göra det, bidrar det såväl till allas delaktighet som det gemensamma ansvarstagandet. Dessutom möjliggör det för teamet att på mötet prata om det som i stunden känns allra mest relevant.

Jobba agilt i team

Många av de agila ritualerna och verktygen är väldigt användbara vid utveckling av teamförmåga, relationsdjup och tillit. Att engagera medlemmarna i planering och fördelning av arbetet med stöd av agila verktyg främjar samarbetet inom teamet. Exempel på agila verktyg är en digital eller analog Kanban-tavla där teamet håller reda på sina aktiviteter och vem som gör vad, samt en prioriterad backlogg med de aktiviteter som ligger på kö.

Scrum eller Kanban ger flexibilitet då teamen snabbt kan anpassa sig till förändringar och nya krav. De ökar också motivationen då medlemmarna är delaktiga i att själva fördela arbetsuppgifter inom teamet. De ger också former för kontinuerlig förbättring genom regelbundna feedback-loopar som hjälper teamet att ständigt förbättra sina processer.

Att genomföra regelbundna retrospektiv samt tillämpa uppföljning med inriktning på lärande, stärker autonomin och ansvarstagandet i teamen. Det är även viktigt att fira framgång. Att dela och lyfta fram goda erfarenheter i s.k. demo ingår också i den agila verktygslådan.

Jag vill också rekommendera en s.k. ”fail fest”, dvs ett tillfälle att dela med sig av sina misslyckanden eller när de nya idéerna inte flög. Den bakomliggande tanken är att utan misslyckanden sker ingen innovation. Så misslyckanden är nödvändiga – och behöver därför firas. Att öppet erkänna att alla gjorde och bidrog med sitt bästa utifrån förmåga, tillgängliga resurserna och den rådande situationen, men att det ändå inte blev bra bidrar till en kultur som främjar innovation och nytänkande.

Använd Sonders expertis

Det gemensamma arbetet med teamförmåga tar aldrig slut. Vi behöver bygga in det i vår gemensamma puls, med återkommande möten för reflektion och lärande. På Sonder har vi lång erfarenhet av att implementera arbetssätt som hjälper team att arbeta mer effektivt och leverera värde i varje steg av processen.

Alla organisationer är på något sätt unika – de har olika förutsättningar och har kommit olika långt i sin process. Det gör att både själva förändringsresan och de nya arbets- och förhållningssätten behöver anpassas och formas på ett sätt som passar i det speciella fallet. Även om vi är övertygade om betydelsen att tidigt påbörja insiktsarbetet och förflyttningen på ledningsnivå, finns det självklart många olika sätt att börja utveckla en mer teambaserad organisation – i det lilla och det stora.

Genom Sonders beprövade metoder och erfarenhet kan vi stödja er i att skapa en mer engagerad, effektiv och hållbar organisation. Läs mer om våra tjänster inom organisationsutveckling och ta steget mot en framgångsrik teamutveckling idag.

Nyfiken på att läsa mer om ämnet? Kolla gärna in guiden Team of Teams som jag och min kollega Anna skrivit.

Läs mer

Nyfiken på oss?

När vi vill dela med oss av inspiration, spaningar och vad som händer hos oss gör vi det i Sonder Insight. Det vill du inte vara utan!