Managementkonsulterna Hanna Melin och Marie Froment (med flera) ledde i detta case ett samarbete över avdelnings- och enhetsgränser – ett utvecklingstema som länge varit aktuellt för kunden. Tidigare var processorientering det vanligaste angreppssättet, vilket senare visade sig enbart räcka en bit på vägen. Kunden sökte därför nya sätt att ytterligare stärka samspelet i organisationen. Nedan beskrivs ett angreppssätt som vi kunnat nyttja erfarenheter från i andra organisationer, inte minst när det kommer till kraften i enkelhet och hur långt den faktiskt kan räcka.
Vi hade vid starten av projektet ett redan etablerat och förtroendefullt samarbete. Ett av kundens viktigaste mål i uppdraget var att förbättra det tvärfunktionella samarbetet, både inom organisationen och med andra aktörer i ekosystemet. För att stödja utvecklingen skapades ett bolagsövergripande initiativ.
Det man ville uppnå formulerades med fokus på förmågor och stödjande strukturer
- Utvecklad samarbetsförmåga – medarbetare vill, kan och gör
- Naturliga samarbeten – lösa uppgifter tillsammans, samlas i naturliga konstellationer
- En organisation som stödjer samarbete – kultur, metoder, organisering
Sonder kom in som rådgivare redan vid uppstarten för att stödja kunden i att formulera sin inriktning, upplägg och organisering av förändringsprogrammet. Under projektet stöttade flera konsulter från Sonder kunden med rådgivning kring programmet och dess förändringsstrategi, inspiration och processledning i seminarier och workshops, framtagande av verktyg och metoder, samt – sist men långt ifrån minst – stöd till en mängd tvärfunktionella initiativ i verksamheten.
Efterfrågestyrt samspelsstöd i verksamhetens vardag
Förändringsstrategin för initiativet blev en av programmets viktigaste framgångsfaktorer. I stället för att göra en utförlig programplan med milstolpar i traditionell mening, genomfördes arbetet stegvis med stort fokus på att pröva sig fram. Riktningen gav tydlighet i vad som skulle uppnås och hölls levande genom inspirationsseminarier och workshops. Förhållningssättet från programledningen var också att alla programaktiviteter genomförs på efterfrågan, där det finns behov av tvärfunktionellt samspel och kraft att pröva nya sätt att samarbeta.
Behoven identifierades kontinuerligt tillsammans med verksamheten, som fick stöd kring möjliga samspelsformer och upplevda hinder. Nya metoder och förhållningssätt testades därmed först i mindre skala, för att sedan spridas naturligt när de upplevdes fungera.
Pröva och lära av nya sätt att mötas
En viktig del i initiativet var alltså att erbjuda alternativ till traditionella sätt att mötas, samarbeta och utvecklas. Förändringsteamet stöttade olika ledningsgrupper och team i deras faktiska samverkan och introducerade nya användbara metoder och verktyg. Det handlade t ex om metoder för beslutsdialog, kanbantavlor, sociogram/nätverkskartor och retroperspektiv. De metoder som visade sig fungera allra bäst paketerades och tillgängliggjordes i en samlad form. Fördjupande utbildningstillfällen erbjöds också för team och individer som ville lära sig mer.
Stort genomslag i både vardag och löpande organisationsutveckling
Initiativet har fått stort genomslag i organisationen, både i synen på förändringsarbete och i samarbetet över gränser. Det har bidragit till en ökad förståelse för behovet och förutsättningarna för tvärfunktionellt samarbete hos både ledare och medarbetare. Programmet har också bidragit till en mer butiksnära verksamhetsutveckling, där butiker i större utsträckning samspelar i utvecklingen av nya arbetssätt. Projektet ledde också till en mer etablerad och flexibel och teambaserad systemförvaltningsmodell, som underlättar prioritering-och genomförande av systemutveckling.
Framgångsfaktorer
- Att konsulterna fokuserade mycket på stöd i specifika samarbetsbehov skapade förändringsvilja och förtroende i relation till programmet.
- Enkla metoder användes brett, och fungerade väl för komplexa frågeställningar.
- Dialogbaserad och bred kommunikation skapade förståelse och engagemang för det övergripande syftet, samt ökade efterfrågan för stöd i aktuella samarbeten.
