Portföljstyrningens utmaningar och knäckfråga

Det här inlägget är först ut i vår bloggserie om agila utvecklingsportföljer. I de följande fokuserar vi på hur en mer agil portföljstyrning kan se ut, och om hur tillit och dialog behöver få ett särskilt fokus i förändringsprocessen.

Hur vi leder och styr har alltid utvecklats och formats efter omgivningen, och de portföljstyrningsmodeller som vi idag kallar traditionella är byggda utifrån hur förutsättningarna länge har sett ut. De har så att säga varit rätt hittills, och har styrkor som kommer att vara viktiga att behålla även framåt. Men den innebär också utmaningar, där förutsättningarna har förändrats så mycket att tidigare lösningar börjat spela ut sin roll. Inte minst i relation till de alltmer agila utvecklingsprocesserna.

Risk för falsk känsla av kontroll

Att få koll på helheten är kanske den största drivkraften hos många vi möter. Deras pågående projekt är många, alla öppna ändringsärenden är svåra att överblicka. Betydande delar av alla initiativ är i praktiken vilande men det är svårt att få en bra bild av vilka, och varför. Trots tidskrävande återrapportering från både projekt- och förvaltningsledning har många svårt att skaka av sig känslan av falsk kontroll, eller att de inte ser skogen för alla träd. Ledningen har visserligen ofta redan beslutat om en långsiktig plan, som är så pass konkret att kontrollen är tänkt att bygga på ren uppföljning. Men nya behov och prioriteringar dyker hela tiden upp som kräver omprövade beslut, och det är ofta svårt för ledningen att agera träffsäkert baserat på den bild man får.

Delar upp och driver konkurrens

Många skiljer också helt mellan projekt och förvaltning, på så sätt att de hanteras i skilda portföljer. Poängen är på ett sätt naturlig, där strategiska utvecklingsprojekt har helt andra förutsättningar än mindre förbättringar och felrättningar. Men det skapar också utmaningar som hos många börjar ta överhanden. I mer agila utvecklingsprocesser levereras resultat kontinuerligt till verksamheten, och det blir allt svårare att skilja mellan projektets slut och förvaltningens början. Portföljerna konkurrerar med varandra och alltfler beslut lyfts till en gemensam ”överportfölj” vilket skapar tröghet.

Vem äger frågan?

Många organisationer delar in sina portföljer relativt oberoende av linjestrukturen, och istället mer utifrån verksamhetens processer, produkter eller kundgrupper. Ansvarsfördelningen brukar vara relativt tydlig på pappret, men oavsett indelningsgrund kvarstår en stor utmaning: Ingen indelning är vattentät, och samberoendena ökar med komplexiteten. Ändå bygger modellerna mycket på att delarna kan styras, budgeteras och diskuteras avgränsat från varandra. Inte heller samordningsforumen räcker hela vägen, då deltagarnas uppdrag i mötet ofta har samma silokaraktär.

Vem äger frågan? Det är ofta här man fastnar, för att sedan ha svårt att ta den vidare till gemensam handling.

Knäckfrågan: Varken spretigt eller centralstyrt

Portföljstyrning som vi är vana att se den har alltså en grundlogik och en tröghet som inte matchar mer agila utvecklingsteam och -metoder. De står för en centralstyrning som många vill röra sig bort ifrån, även om helheten och alla samberoenden fortfarande behöver tas omhand. Det är också just här vi ser att knäckfrågan ligger: Vi behöver hitta ett sätt att få ihop helheten samtidigt som vi skapar följsamhet och distribuerar besluts- och initiativkraft.

Så hur kan det sättet se ut? Läs mer om våra tankar kring det i kommande inlägg! 

Läs även

Hör gärna av dig