Strategi

med fokus på organisationsutveckling, samspel och tillit 

Under hösten 2018 arbetade Sofia Segerlund och Marie Froment tillsammans med en kommun med hög tillväxt och utvecklingsfokus. Uppdraget var att göra en organisationsöversyn, men inte i syfte att organisationsutveckla i vanlig bemärkelse utan att formulera en organiseringsstrategi för den kommunala förvaltningen.

När Sonder fick frågan om att hjälpa till i arbetet var behovsbilden komplex. Stadsdirektören beskrev inte enbart kommunen som kraftigt växande, utan också som ett ekosystem där kommunens förvaltningar och bolag verkade tillsammans med en mängd offentliga och privata aktörer. Ledningsfilosofin präglades av hög tillit till de enskilda enheterna. Men i sin autonomitet tenderade enheterna att lösa sina frågor utan att samspela med andra enheter, vilket i slutänden minskade snarare än ökade effektivitet och förändringsförmåga.

”Kanske kan vi nå ännu längre genom att dra mer nytta av både varandra och våra samarbetspartners i kommunen?”

Kunden ville bevara den starka ledningsfilosofin om decentraliserat beslutsfattande, men sträva efter att stärka samspelet. Knäckfrågorna som vi skulle ta oss an handlade om organisationens kontinuerliga utveckling och hade karaktären av ett strategiarbete. De centrala frågorna innefattade: Hur kan vi bli mer effektiva tillsammans utan att göra avkall på tillit och delegering? Samt, Hur kan vi skapa ännu mer värde i en växande kommun utan att organisationen behöver växa i samma takt?

En strategiprocess byggd på involvering och enkelhet

Vår erfarenhet är att ju mer komplext ett område är, desto enklare behöver metodiken vara. I detta fall användes workshops för att driva och underlätta dialog, utan att vara för strukturerad eller detaljstyrd. De var enkla från starten och bestod av några centrala frågeställningar snarare än organisationsanalys- eller strategimodeller i traditionell mening. Bilder skapades för att visualisera kontexten, samt organisationens utvecklingsområden. Dessa bilder användes fortsättningsvis som ett naturligt ramverk och utgångspunkt för den fortsatta dialogen.

Arbetet drevs ifrån en mindre kärngruppering, där konsulterna samarbetade med kunden i både analys och planering. Processen började i kommunledningen där vi utforskade vad som karaktäriserade samhällsutvecklingen, och vad detta betydde för organisationen i termer av utmaningar och möjligheter. Parallellt förde vi en tidig dialog i chefsmöten, intervjuer och tvärfunktionella workshoptillfällen, för att forma gemensamma insikter och därefter slutsatser. Ledningsgruppen och övriga organisationen bidrog till resultatet i en slags växelverkan, i takt med att hypoteserna växte fram. Hypoteserna testades sedan i öppna möten, där olika formuleringar skrevs ut och testades på målgruppen.

Resultatet en ledstång för både vardag och framtida utveckling

För att möta behoven som identifierades i organisationsöversynen utvecklades en organisationsstrategi där ägarskap från kommunstyrelse till kundnära verksamhet var utgångspunkten. Organisationsstrategin beskrev målbilden och inriktningen för verksamheten, med designprinciper formade för att styra den kontinuerliga utvecklingen av ansvarsfördelning, roller och beslutsfattande. Strategin lyfte också ett antal prioriterade utvecklingsområden, särskilt viktiga för att möta både komplexitet och tillväxt. Ett av utvecklingsområdena fokuserade på ”samspel när och där det behövs”, och handlade om hur enheter och roller kunde samspela och fatta beslut i gemensamma frågor, utan att riskera att fastna i konsensussökande eller tappa sin kundnära beslutskraft. Ett annat utvecklingsområde innefattade digitaliseringen som en viktig förutsättning för verksamheten, och hur den kan organiseras och drivas enligt samma decentraliserade, men samspelande principer. Slutligen gav vi förslag kring hur strategin kan tillämpas på kort sikt, i form av ett antal utvecklingsaktiviteter.

Resultatet var väldigt uppskattat i både styrelse och verksamhet, och har efter uppdragets slut vanvänds vidare som en väl förankrad ledstång i organisationens strategidialoger och utvecklingsarbete.

 

 

Läs mer

Hör gärna av dig